Alleen maar voordelen voor de onderneming

Volgens een enquête van ATKearney zouden de indirecte kosten van beroepsverplaatsingen in feite ongeveer 6 procent van het totaalbedrag aan reisonkosten bedragen. De helft van dit percentage zou komen van het administratieve beheer van onkostennota’s (de medewerker stelt op, de boekhouding kijkt na, enz.). Het specifieke kenmerk van een bedrijfskredietkaart is nu precies dat het verwerkingsproces wordt ingekort, door het gedeeltelijk te automatiseren.

De diensten kunnen licht verschillen naargelang de kaartverstrekker. Maar toch biedt de formule meerdere troeven voor de bedrijven die zich op deze kredietkaarten abonneren:
- geen verwarring tussen persoonlijke aankopen en professionele uitgaven;
- duidelijk overzicht op het volledige reisbudget van het bedrijf en strikte naleving van het huisbeleid;
- selectief karakter: het bedrijf bepaalt welke medewerkers ervan kunnen genieten en wie toegang krijgt tot de overzichten;
- eenvoudig beheer: de onkostennota’s en de uitgaven in het kader van het beroep worden opgenomen in een periodiek overzicht en duidelijk geïdentificeerd. Dat maakt het beheer gemakkelijker;
- geen onnodige voorschotten: de vooruitbetaalde kosten, die gewoonlijk het verouderde beheer van kasmiddelen impliceren, kunnen beperkt of zelfs geschrapt worden;
- versterkte controle: het financiële toezicht groeit, dankzij de beheerverslagen die online kunnen worden geraadpleegd: op elk moment weet u wie een bepaalde kaart heeft gebruikt, waar en met welk doel. Bovendien kunt u voor iedere kaarthouder een gedetailleerd overzicht per uitgavencategorie krijgen;
- minder paperassen: de gegevens kunnen onmiddellijk elektronisch worden doorgegeven in het boekhoudkundige formaat van het bedrijf. Deze IT-integratie brengt minder controles en coderingen mee, waardoor het personeel kan worden ingezet voor meer productieve taken;
- betalingsmogelijkheden: een bijkomende betalingstermijn, die kan variëren naargelang de grootte van het bedrijf, wordt toegekend vanaf de datum van het maandelijkse overzicht;
- gecentraliseerde facturatie: de facturatie aan het bedrijf kan verschillende vormen aannemen:
    - de facturatie kan worden gecentraliseerd op één uitgavenoverzicht, zonder individuele rekening;
    - de facturatie kan ook individueel per kaarthouder worden opgemaakt; hij maakt het overzicht van zijn onkosten over aan het bedrijf, dat daarna voor de betaling zorgt;
    - de facturatie kan ook rechtstreeks aan de kaarthouder gebeuren, die het overzicht aan zijn bedrijf overmaakt, en vervolgens terugbetaald wordt;
- betere onderhandelingspositie: ten slotte kunt u in heel wat gevallen aan de hand van het uitgavenoverzicht per leverancier de onderhandelingsmarge vergroten. Daardoor kunt u leveranciers bovendien beter selecteren en de aankopen dus beter controleren.