De bunker die de geheimen van KBC en NMBS bevat

Een medewerker van het Limburgse archiveringsbedrijf Youston. ©Youston

De Limburgse documentenbeheerder Youston investeert 25 miljoen euro in een grotere opslagplaats voor de miljarden vertrouwelijke documenten van KBC, NMBS, FedEx en duizenden kmo's. Het wordt het grootste archief van Europa. 'Als wij omvallen, hebben bedrijven een probleem.'

‘Dit zijn onze mooiste dozen’, grapt CEO Pieter Vansynghel, wijzend naar gestapelde archiefdozen van de concurrenten Iron Mountain (VS) en Oasis (VK) in zijn bedrijf Youston. Het toont dat de Genkse kmo met 45 medewerkers erin slaagt klanten af te snoepen van de beursgenoteerde multinationals in documentenbeheer.

Almaar meer bedrijven besteden hun papieren archief uit. Youston stockeert de vertrouwelijke documenten van KBC, Ethias, NMBS, Bpost, Esso, FedEx, een Amerikaanse hotelbeheerder en meer dan 4.000 kmo’s. De meer dan 800.000 dozen zijn goed voor 150 kilometer aan papier. Ze staan gestapeld in blauwe rekken van acht meter hoog in een gebouw van de voormalige Ford-toeleverancier Lear op de oude Ford-site.

De vloer onder de rekken kan het gewicht van een Afrikaanse olifant aan.
Peter Cornoedus
Architect

Het is klein bier in vergelijking met waar in de aanpalende hangar de laatste hand aan wordt gelegd. 23 blauwe rekken van 100 meter lang en 22 meter hoog. In de volgende fases worden ze dubbel tot zelfs vier keer zo lang. Youston drijft zijn opslagcapaciteit stelselmatig op naar 400, 800 en uiteindelijk 1.500 kilometer. 

Nationale Bank

Op het hoogtepunt moet het bedrijf meer dan 5 miljoen archiefdozen stockeren. ‘Het wordt het grootste archief van Europa’, zegt Vansynghel. ‘In grote landen als Duitsland hebben sectorgenoten een netwerk van stockageruimtes. Wij centraliseren alles op één plaats, dat geeft schaalvoordelen en beperkt de kosten van brand- en inbraakbeveiliging.’ 

De betonnen bunker kan tegen een stoot. Dat moet wel, want het volume vertrouwelijke documenten is zo groot dat Youston onder controle staat van de Nationale Bank en de beurswaakhond FSMA. De bouwplannen kregen een audit van Binnenlandse Zaken. ‘Als wij omvallen, hebben bedrijven een probleem want dan kunnen ze niet meer aan hun documenten. U begrijpt dat het een tijd duurt om zo’n vertrouwensrelatie op te bouwen.’ De verzekering van het gebouw is een grote kost, maar niet zo veel als de personeelskosten, zegt Vansynghel.

Bedrijven hoeven hun volledige papierberg niet te digitaliseren. Ze betalen enkel voor de informatie die ze nodig hebben.
Pieter Vansynghel
Eigenaar en CEO van Youston

Niet alleen de muren zijn steviger dan gemiddeld, ook de vloer kreeg extra aandacht om het niet te begeven onder het gewicht van de honderdduizenden dozen op de smalle rekken. De belasting kan oplopen tot meer dan 7.000 kilogram. ‘Dat wil zeggen dat een volwassen Afrikaanse olifant op een bankje van 10 op 15 centimeter kan balanceren zonder dat de vloer doorbuigt’, zegt architect Peter Cornoedus. 

Tussen de rekken - die over de hele hoogte uitgerust zijn met sprinklers - laveren twee semiautomatische hoogtewerkers die de dozen uitpikken met de documenten die de klant opvraagt. Voorlopig nog met een medewerker aan boord, binnen een paar jaar mogelijk zonder. De opgevraagde documenten worden desgevraagd in een verzegelde doos naar de klant gereden - standaard binnen een werkdag, stante pede als het sneller moet. De vier bestelwagens rijden vooral tussen Genk en Brussel, waar de meeste klanten gevestigd zijn. 

Digitaal luik

De archivering van juridische, medische, financiële en overheidsinformatie is maar de helft van Youstons verhaal. Actuele dossiers worden onmiddellijk ingescand - aan een snelheid van 400.000 documenten per dag - en digitaal ter beschikking gesteld van het IT-platform van de klant. Oudere dossiers komen pas op de scanner als de klant er naar vraagt. Binnen het uur zijn ze elektronisch beschikbaar. ‘We ontheffen klanten niet alleen van opslagruimte. Ze hoeven ook hun volledige papierberg niet te digitaliseren. Ze betalen alleen voor de informatie die ze nodig hebben’, zegt Vansynghel.

900.000
subsidies
De Vlaamse overheid stopte Youston sinds zijn oprichting via verschillende subsidies 900.000 euro toe

De ondernemer, opgeleid in industriële elektronica, nam Youston elf jaar geleden over van Jean-Paul Coenen (Concentra en Ubizen). De uitgeversfamilie Baert heeft een minderheidsbelang in de Genkse documentenbeheerder. De komende jaren pompen de twee aandeelhouders 25 miljoen euro in de uitbreiding van de stockagecapaciteit. Minister-president Jan Jambon knipt donderdag het lintje door van de eerste 100 meter opslagrekken. Hij vestigt graag de aandacht op een Vlaamse familiebedrijf dat in deze moeilijke tijden blijft investeren. De Vlaamse overheid stopte Youston sinds zijn oprichting via verschillende subsidies 900.000 euro toe. 

Youston - de naam werd afgeleid van de legendarische quote ‘Houston, we have a problem’ van Apollo 13-astronaut John Swigert - helpt bedrijven digitaliseren, maar zijn grondstof blijft papier - een bij uitstek krimpende drager. ‘Per bedrijf of ziekenhuis gaat het inderdaad om een krimpend volume', zegt Vansynghel. 'Maar het aantal klanten dat digitaliseert stijgt exponentieel. En de documenten hebben wettelijke bewaartermijnen die oplopen tot dertig jaar.’

De topman wil bovendien hogerop in de waardeketen. Machine learning en artificiële intelligentie moeten de gegevensverwerking, indexering en herkenning van type documenten en karakters naar een hoger niveau tillen.

Youston

Specialist in archivering, digitalisering en documentenverwerking.

Gevestigd op de oude Ford-site in Genk, 45 medewerkers.

Klanten: KBC, NMBS, Bpost, Esso, FedEx, Luminus en meer dan 4.000 kmo’s.

Omzet onbekend (3 miljoen euro in 2012), brutobedrijfswinst 1 miljoen euro.

Concurrenten: iGuana, Merak, Allgeier, ML6, Input For You, Iron Mountain, Oasis.

Opgericht in 2005 door Jean-Paul Coenen (Concentra, Ubizen).

Pieter Vansyngel

54 jaar, studeerde industriële elektronica.

Nam Youston in 2009 over van de familie Coenen.

Verkocht in 2007 de Oost-Vlaamse telecomwinkel Business Telecom aan KPN.

Ex-CEO van Eddy Merckx Cycles.

Lees verder

Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud