Telecom: meer dan telefoneren alleen

De eerste keuze die bedrijven moeten maken inzake hun telecominfrastructuur, en hun telefooncentrale in het bijzonder, gaat over de functionaliteit die ze nodig hebben. In eenvoudige omgevingen dient een telefooncentrale bijna uitsluitend om te bellen, waardoor de nadruk ligt op eenvoud en kostprijs.

Die kostprijs is overigens recht evenredig met het aantal telefoontoestellen en lijnen dat u nodig hebt. Dergelijke offertes zijn relatief eenvoudig met elkaar te vergelijken, want het draait hoofdzakelijk om de prijs en reputatie van de leverancier van de hardware.

U moet wel letten op de beltarieven die de telecomoperator u aanrekent. Dat is een variabele kostenpost die op langere termijn flink kan oplopen. De andere kostenfactor is het onderhoud van uw telecominfrastructuur. Zo is een eenvoudig te beheren centrale waarschijnlijk goedkoper dan wanneer u bij elke interne verhuizing of elk nieuw nummer uw leverancier moet inschakelen. En het kan zeker geen kwaad om ook te informeren naar de uitbreidbaarheid van het geheel, zodat u bij een groei van uw bedrijf of het openen van een extra vestiging niet alles moet omgooien.
Nieuw is dat het vandaag voor kmo’s niet meer nodig is om een telefooncentrale in huis te halen.

Verschillende leveranciers bieden zogenaamde ‘hosted telefonie’ aan, waarbij u alleen een verbinding met hun datacenter nodig hebt. U maakt gebruik van het daar gehoste telefonieplatform, met alle mogelijkheden die ze op dat - geavanceerde en meestal gedeelde - platform aanbieden.

BlackBerry

Ook in kmo’s worden medewerkers meer en meer mobiel. De mobiele telefoon geniet zelfs op kantoor in veel gevallen de voorkeur. Interne mobiliteit houdt in dat de centrale klaar is voor bijvoorbeeld telefoons met een zogenaamde WLAN-aansluiting (WiFi), waardoor u dus eigenlijk telefoneert via het draadloos netwerk.

Een andere mogelijkheid is om alle gsm-gesprekken om te leiden via de centrale en dus geen gewone telefoons meer te gebruiken. Daarbij heeft u niet langer een apart vast en mobiel nummer.
Wie dat wil vermijden, kan ook verkiezen om het vaste en mobiele telefoonnummer via de centrale aan elkaar te koppelen. Daardoor kunt u transparant wisselen tussen beide nummers en ook op uw gsm bedrijfsfuncties uitvoeren, zoals conferentiegesprekken. Bij het zoeken naar een nieuwe telefooncentrale is het dus van belang dat u kijkt hoe de mobiele gebruiker optimaal in de bestaande vaste omgeving kan worden geïntegreerd.

Het summum van mobiel werken zit bovendien niet alleen rond het spraak-, maar ook bij het dataverkeer. Zo blijkt de BlackBerry, of een aanverwant toestel, ook bij kmo’s geen uitzondering meer. Het zorgt er voor dat medewerkers onderweg hun e-mails kunnen ontvangen. Bedrijven kunnen hiervoor een beroep doen op een eigen oplossing, of een aanbod via hun telecomoperator zoals Proximus of Belgacom. Ook zij bieden bijvoorbeeld een BlackBerry-aanbod op maat van kmo’s en vrije beroepen.

Unified communication

Van de BlackBerry gaan we naadloos over op het algemene ‘unified communication’, een begrip dat in het zakenleven aan belang wint. Het is een verzameling van technologie die als doel heeft om alle communicatiekanalen, zoals telefoon, e-mail en chat, in een organisatie te integreren. Cruciaal bij unified communication is onder meer de zogenaamde ‘presence management’-functie. Zo’n presence functie, vergelijkbaar met een functie die velen vandaag bij instant messaging gebruiken, houdt in dat de gebruiker zijn eigen beschikbaarheid weergeeft: wanneer en via welk communicatiekanaal wil hij benaderd worden?

Iemand die in een vergadering zit, kan bijvoorbeeld melden dat hij wel gemaild wil worden, maar niet gebeld. Daar waar bedrijven traditioneel hun communicatiekanalen, zoals telefonie, voicemail of instant messaging, apart beheren en aanschaffen, wordt hier dus alles geïntegreerd. Volgens experts ligt de nood aan unified communication ook in de veranderingen in organisaties en de manier waarop we samenwerken.

Vroeger waren bedrijven eerder hiërarchisch gestructureerd. Vandaag zijn meer en meer bedrijven, ook kmo’s, virtueel georganiseerd en wordt er meer mobiel gewerkt, en daar is unified communication vaak een goed antwoord op. Nieuwe samenwerkingsvormen dwingen ons namelijk tot nieuwe communicatievormen. Toch zit niet elk bedrijf te wachten op een volledige integratie van zijn communicatiemiddelen en bijhorend presence management. Sommige bedrijven hebben voldoende aan een afgezwakte vorm, waarbij ze bijvoorbeeld als ze met iemand willen telefoneren gewoon op het telefoonnummer in hun e-mailpakket moeten klikken.