opinie

Oubollige overheidsaanbestedingen kosten reclamesector handenvol tijd en geld

Hoewel zij het goede voorbeeld zouden moeten geven, lappen overheidsinstellingen met hun aanbestedingen alle regels aan hun laars en kosten ze de reclamesector handenvol tijd en geld.

De reclamesector is precair en gevoelig. Nieuwe klanten werven en campagnes uitwerken doen we niet zomaar, we moeten ze verdienen. Na een aanbesteding, competitie, wedstrijd of pitch, zoals we dat binnen onze sector noemen. We nemen het op tegen onze concullega’s en streven om met het meest creatieve idee het hart van de opdrachtgever te veroveren. We werken ons voorstel van A tot Z uit, zonder te weten of we het ooit zullen mogen uitvoeren. Dat maakt ons kwetsbaar als sector, want we investeren heel wat tijd, geld en creatief talent in zo’n pitches.

©rv

Wanneer opdrachtgevers onvoorzichtig omspringen met dit businessmodel, raken ze onze sector in het diepste van zijn hart. We verspillen niet alleen heel wat kostbare tijd, het heeft ook financiële gevolgen, het raakt aan de rentabiliteit.

Uit een analyse bij de top 20 Belgische communicatiebureaus blijkt dat 15 miljoen euro aan uren verloren gaat aan pitches. Dat bedrag vertegenwoordigt maar liefst 51% van de totale winstmarge van die bureaus. Geld dat beter geïnvesteerd zou kunnen worden in nieuwe technologieën en gediversifieerd talent, waarmee bureaus hun bestaande klanten een grote dienst zouden bewijzen.

Overheidsinstellingen blijven moedwillig competities uitschrijven waarin té veel informatie aan té veel partijen gevraagd wordt, competities die extreem tijdrovend zijn en een grote financiële impact hebben op de sector

Gelukkig hebben de meeste opdrachtgevers en adverteerders hier vandaag begrip voor. Dat illustreert ook het charter dat UBA (Unie der Belgische Adverteerders), ACC (de koepelvereniging van de Belgische creatieve agentschappen) en UMA (de koepelvereniging van de Belgische media-agentschappen) lanceren. Dat charter ijvert voor een eerlijke, transparante en verantwoorde organisatie van alle competities. Hoe? Door per competitie maximaal 4 bureaus in te schakelen, waarvan de namen aan alle deelnemers worden bekendgemaakt. Dit zowel voor korte- als langetermijnopdrachten voor reclame, digitaal, PR, events, content marketing, mediaplanning en media-aankoop.

En dit kan al rekenen op een stevig draagvlak. Het charter is de synthese van meerdere al bestaande charters, die de commerciële opdrachtgevers al een aantal jaren consequent naleven.

Slechte leerling

We zitten echter met een slechte leerling in de klas: de ambtenaren. Hoewel zij het goede voorbeeld zouden moeten geven, zijn het net zij die met hun traditionele overheidsaanbestedingen alle regels aan hun laars lappen.

Overheidsinstellingen blijven moedwillig competities uitschrijven waarin teveel informatie aan teveel partijen gevraagd wordt. Competities die extreem tijdrovend zijn en waar minimale procedurefouten al het gedane werk onmiddellijk met de grond gelijk maken. Laat me dit even vertalen naar de economische impact op onze sector: stel dat een instelling een aanbesteding uitschrijft voor een project van 100.000 euro en daarvoor aanklopt bij 10 agentschappen, dan investeert elk agentschap ongeveer 5.000 euro aan uren in zo’n pitch. De totale kost voor de sector is dus 50.000 euro. Een grote som geld, die totaal niet in verhouding staat tot de marge van het winnende bureau. Die is gemiddeld 15%, in dit geval dus 15.000 euro. Schade aan de sector: 35.000 euro.

Het charter dat ijvert voor een eerlijke, transparante en verantwoorde organisatie van alle competities kan al rekenen op een stevig draagvlak

Het is een schoolse aanpak, die de creatieve sector krenkt in zijn eer en in zijn portemonnee. Bijgevolg nemen heel wat communicatiebedrijven niet langer deel aan de aanbestedingen door tijdgebrek, of omwille van de reeds geleden financiële verliezen. Een gemiste kans voor de overheid, die hierdoor samenwerkingen met heel wat talentvolle bedrijven misloopt.

Een onhoudbare situatie, waar dringend verandering in moet komen. Dat het kan, zien we wanneer we kijken naar de privésector. Recent hebben we samen met de Vlaamse Overheid en met de Federale Overheid de bestaande tips voor de ambtenaren geactualiseerd. Die moeten ambtenaren in staat stellen om overheidsaanbestedingen voor de communicatiesector efficiënter te organiseren, in lijn met de Europese richtlijnen. Het resultaat is twee lijsten met elk 10 tips voor de Vlaamse en de Federale Overheid, waar vandaag echter te weinig ambtenaren rekening mee houden.

Constructief overleg

De sector roept daarom alle ambtenaren op om - net zoals de opdrachtgevers onder de koepel van de UBA - alle aanbestedingen op een eerlijke, transparante en verantwoorde manier te organiseren en de talent drain die elke aanbesteding met zich meebrengt tot een minimum te beperken. Te beginnen met het respecteren van de 10 tips. Het zal alle partijen een pak tijd en geld besparen, dat geïnvesteerd kan worden in meer en beter talent voor de betalende opdrachtgevers.

Op termijn zal dit leiden tot meer gefocuste aanbestedingen en sterkere campagnes voor de overheidsdiensten, waar creatieve bureaus gekozen worden omwille van hun expertise en niet omdat ze snel iets in elkaar gebokst hebben dat met moeite het olympisch minimum haalt.

Laat ons de talent drain tot een minimum beperken, zodat de strafste bureaus in België opnieuw geïnteresseerd zijn om voor de overheidsdiensten te werken.

Lees verder

Tijd Connect

Gesponsorde berichten

n