opinie

We moeten meer mailhygiëne aan de dag leggen

Ooit al eens geteld hoeveel overbodige e-mails je vandaag kreeg? De Vrije Universiteit Brussel roept op deze 'e-mailloze vrijdag' bedrijven en organisaties op om door meer mailhygiëne minder tijd te verspillen. En die mailhygiëne ook vast te leggen in een doorleefd beleid.

Door Raf Devos en Tanja Verheyen, respectievelijk directeur en communicatieadviseur bij Mens & Organisatie (M&O) van de VUB

Stel je even voor dat we elkaar brieven zouden sturen in plaats van mails. Netjes handgeschreven, met de bijpassende enveloppe en de juiste postzegel. Als dit in dezelfde hoeveelheid zou geproduceerd worden als het aantal mails dat we vandaag naar elkaar versturen, dan zouden we wel twee keer nadenken vooraleer een brief op te stellen. Dat doen we vandaag veel te weinig.

In oktober 2017 alleen werden er 2.842.867 mails verstuurd en ontvangen op de Etterbeekse campus van de Vrije Universiteit Brussel (VUB). En dan hebben we het nog niet over de berichten die we via onder meer Facebook en Whatsapp naar elkaar sturen. E-mailloze vrijdag is dan ook een geschenk. Zij het eentje dat snel verbruikt is, een doekje voor het bloeden, zeg maar. Want één dag niet mailen gaat het probleem niet oplossen.

Mailbeleid

De VUB ziet e-mailloze vrijdag eerder als een alarmbel, een reflectiemoment. Want wetenschappelijk onderzoek wijst uit dat teveel mails zorgen voor inefficiëntie, stress en op lange termijn voor burn-out. Eén van de speerpunten van onze rector, Caroline Pauwels, is in te zetten op meer welzijn voor onze studenten en onze medewerkers. Een e-mailbeleid dat bewust en doorgedreven beleefd wordt, is dan ook aan de orde. Maar wat zet je dan in zo’n beleid? Wel, eenvoudige en concrete tips, die, als we ze allemaal samen toepassen, leiden tot massaal minder mails, meer menselijk contact en meer werkplezier.

Teveel mails zorgen voor inefficiëntie, stress en op lange termijn voor burn-out

Een eerste punt is om communicatie in het algemeen in vraag te stellen: is mail wel het juiste communicatiemiddel, waarom ga je niet even langs bij je collega of bel je? Maar ook, mailoverlast heb je deels in eigen hand: verstuur minder mails, dan ontvang je er ook minder. Blijf met mails weg van weekends en vakanties. Durf je mailprogramma uit te zetten en werk met tijdsblokken om mails te behandelen.

In cc

Een echte pest is ‘cc-gedrag’: te pas en te onpas collega’s en vooral leidinggevenden in cc zetten. Pushberichten of ‘you’ve got mail’-geluidjes halen mensen uit hun werkconcentratie en kosten een organisatie handenvol geld. Je kan dat gewoon uitzetten.

We raden aan om je werkmail niet te gebruiken voor privédoeleinden, want dat zorgt ervoor dat je die ook in het weekend raadpleegt. En dan nog eentje: soms verwachten mensen onmiddellijk antwoord, ook daar willen we vragen om een redelijke antwoordtijd.

Mooie woorden op papier staan goed in een pr-campagne. Dit beleid moet vooral toegepast worden.

Het laatste wat we willen, is belerend zijn. Daarom is dit beleid geen reglement maar eerder een richtlijn, een aanstekelijke suggestie, waarvan we hopen dat we navolging krijgen in andere organisaties.

Maar, we willen niet alleen maar een beleid. Mooie woorden op papier staan goed in een pr-campagne. Dit beleid moet vooral toegepast worden. De beleidsbeleving komt in de eerste plaats in het voorbeeld dat leidinggevenden stellen. Maar ook door het aanbieden van keynotes en opleiding van onze medewerkers over hoe ze (nog) beter met mail kunnen omgaan. Zo blijft het beleid geen dode letter. Via regelmatige acties willen we de dialoog aangaan met onze studenten en onze medewerkers hoe we het mailprobleem verder samen kunnen aanpakken. Wat werkt en wat werkt er niet? Het is dus een evoluerend beleid waar we samen aan werken. Een ‘work in progress’.

Niet alleen

Vandaag zetten we als Brusselse universiteit de eerste stap, het VUB-e-mailbeleid is een feit. Maar als de ons omliggende klanten, bedrijven, partners ons blijven mailen zoals ze gewend zijn, dan lost het niet veel op. Teveel mail is een maatschappelijk probleem. We willen dan ook alle bedrijven en organisaties oproepen om een mailbeleid vorm te geven en ernaar te leven. E-mailloze vrijdag is een perfecte dag om een mailbeleid uit te werken en te kijken hoe je het duurzaam kan toepassen in je organisatie. Dit probleem kunnen wij niet alleen aanpakken. Wie is de volgende?

Lees verder

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud