Evaluatiegesprekken zijn tijdrovende gedrochten

Door Ignace Van Doorselaere, CEO van lingeriegroep Van de Velde

Waarom gaan we terug naar de lagereschoolmentaliteit van ‘punten geven’ en houden we wél jaarlijkse formele evaluatiegesprekken in bedrijven en instellingen? Ik wissel liever continu van gedachten met mijn medewerkers, reageer graag onmiddellijk en stuur constant bij in de onvoorspelbaarheid van het leven. Een paar woorden en blikken zijn soms voldoende. Een lange babbel als het nodig is. Geen nood aan lange documenten op het einde van het jaar.

De technocratie en de bureaucratie zijn de grote vijanden van de goesting. We leven in een tijdsgeest waar het kader belangrijker is dan het schilderij. De te volgen procedure, het juiste rapport, de checklist en de methodologie, ze halen het van de motivatie van de mens, de tevredenheid van de klant en de kwaliteit van de beslissing. Dat is niet alleen in bedrijven zo, vraag maar aan leraars en ziekenhuisdirecteuren. ‘Big brother watches more and more.’ Managers passen graag toe wat ze op school geleerd hebben, samen met de stafdiensten die hun bestaansreden administratief willen onderstrepen. Te veel leidinggevenden voelen zich naakt zonder analyses, scorecards en administratieve macht. Zijn ze bang van intuïtie, inspiratie, confrontatie, vrijheidsgraden en richting geven?

Een bedrijf moet de belangen van de klanten en de aandeelhouders met elkaar verbinden. Tussen die twee staat een brug van menselijke energie. Dat is de essentie. Alles wat dat versterkt, is nodig, alles wat dat tegenhoudt, moet bestreden worden. Wat motiveert en drijft mensen? Wat doodt de goesting? De kwaliteit van de leidinggevenden is essentieel. Begeesteren ze? Hoe gaan ze om met mensen, met duidelijkheid, feedback, beslissingen, betrokkenheid? Welke keuzes maken ze op moeilijke momenten? Cultuur heeft niets te maken met de waarden die in de company policies staan, maar alles met de echte keuzes en de implementatie op het terrein. Alleen wat je doet en hoe je het doet, bepaalt wie je bent. Alleen dan zie je de echte cultuur.

De wereld zonder evaluatiegesprekken biedt minder administratieve structuur en meer verantwoordelijkheid van mens tot mens. Evaluatiegesprekken zijn tijdrovende gedrochten waarmee tijd verloren gaat die beter gebruikt kan worden in het echte leven. We moeten de cultuur meer vormen op basis van de informele dialoog en feedback. Zoals thuis.

Zeg niet wat iemand niet goed doet, creëer de omstandigheden waarin hij het beter doet. Wees vaker op het terrein en minder op het kantoor of in vergadering. Loop rond, luister en maak de synthese naar betere beslissingen. Ken uw mensen, maar blijf streng. Het is de verbondenheid tussen ‘vertrouwen geven’ en ‘resultaat vragen’. Gedaan met het verschuilgedrag: ‘we zullen het hier over hebben op het evaluatiegesprek op het einde van het jaar.’

Als u dan toch problemen met iemand hebt, is een schriftelijke neerslag nodig. In het geval van onenigheid is een dossier belangrijk. U kunt niet altijd rekenen op de eerlijkheid en de goeie intentie van mensen, en bij geschillen telt vaak wat op papier staat. Het is overigens niet de HR-directeur die de branden moet blussen, maar de leidinggevende zelf.

Objectieven blijven bestaan. Bedrijven hebben richting nodig. Het resultaat blijft belangrijk. Winnen werkt. Voor de klant, de aandeelhouder én voor het zelfvertrouwen van de organisatie en haar werknemers. Een strategie moet vertaald worden naar implementatie en in grotere organisaties heb je een systeem nodig. Maar geen schools rapporteren om gedragsnormen vast te leggen, punten te geven, vakjes in te vullen en dan een gausscurve te presenteren.

Bij Van de Velde gaan we binnenkort de formele evaluatiegesprekken afschaffen voor alle bedienden. We willen af van elke vorm van het ‘Frankenstein-fenomeen’, waarbij klanten en medewerkers administratief in stukken worden gehakt, in aparte vakjes worden gestopt en nooit meer als een geheel samenkomen. Terug naar de mens. Eigenlijk is het simpel.

Straks moeten we ook de overprecisie van de functiebeschrijvingen en het competentiemanagement aanpakken. Ode aan het schilderij, weg met de overdaad aan het administratief kader.