De vijf geboden van de out-of-office

Professor management aan de University of New South Wales in Sydney

Een out-of-office schrijven is onderhand een enerverend taakje geworden.

Ik ben een out-of-office-bekeerling. Vroeger vond ik het aanstellerij. Als je beslist om tijdens je vakantie niet naar je mails te kijken, is dat jouw zaak. Daar hoef je de wereld niet mee lastig te vallen. En ik beantwoord toch elke dag mijn mails, vakantie of niet. Dus hoefde een out-of-office niet. Maar ik ben bekeerd. Langzaam kwam ik tot het inzicht dat het niet moet, maar wel nuttig is. Dat het soms niet slecht is je handen vast te binden om je hoofd tot rust te laten komen. In de Odysseus lokten de sirenen met hun gezang schepen naar de kust, waar ze op de klippen te pletter sloegen. Odysseus liet zich vastbinden aan de mast, zodat hij wel kon genieten van de gezangen, maar niet verleid kon worden het roer te draaien.

De out-of-office is de mast waaraan u zich vastbindt om u te wapenen tegen de sirenenzang van uw e-mail.

De out-of-office is de mast waaraan u zich vastbindt om u te wapenen tegen de sirenenzang van uw e-mail. U maakt een publieke verbintenis om niet op mails te antwoorden en die publieke verbintenis maakt uw hoofd vrij. Het zal u productiever maken en een aangenamer mens. Zelfs als u dat niet nodig vindt, doe het voor uw omgeving. Een out-of-office schrijven is onderhand wel een enerverend taakje geworden. Mensen piekeren erover. Daarom deze vijf geboden.

Eén. U bent heus niet zo belangrijk als u denkt. Als u echt Bill-Gates-belangrijk was, dan behandelde iemand uw mails voor u. Hou het dus kort en bescheiden. U wilt mensen meegeven dat ze niet onmiddellijk een antwoord moeten verwachten. U kunt een contactpersoon opgeven, maar één volstaat. Een bericht dat een triagesysteem met zes telefoonnummers bevat, is blasé.

Schrijf toch maar beter niet wat ik onlangs zag: ‘Hey, I’m out of the office and probably drinking.'

Twee. Waag het niet alsnog te antwoorden. Ik zondig daar geregeld zelf tegen en moet er dan de gevolgen van dragen. Eén antwoordmailtje volstaat om de sluizen te openen. En wacht alsjeblief met die out-of-office tot u effectief weg bent van kantoor. Sommige mensen hebben er een handje van weg om hun boodschap al in te stellen terwijl ze zelf nog een dagje mails uitsturen. Hatelijk. Nog hatelijker zijn mensen die als boodschap opnemen: ‘Alle mails worden verwijderd, zend me maar een nieuwe e-mail als ik terug ben.' Stel u niet aan.

Pingpongen

Drie. Stel uw out-of-office zo in dat mensen die maar één keer krijgen en niet bij elke mail opnieuw. Ik moet daar geen tekeningetje bij maken. Sommige out-of-offices dreigen op eigen houtje een hele vakantie met elkaar te pingpongen. En dit lijkt overbodig maar is het niet: zet uw automatisch antwoord opnieuw af als u terug bent.

Europese berichten hebben als toon: ‘Ik ben deze zomer gaan kamperen. Mail me terug in september.'

Vier. Een persoonlijke toets kan, maar vermijd grapjes. Mensen zijn vaak gecharmeerd als u een tipje van uw privéleven licht. Naar waar gaat de reis? Reist u met uw gezin? Humor gaat helaas compleet de mist in. Gepikte grapjes van het internet leveren u geen punten op. U weet ook niet in welke omstandigheden iemand uw out-of-office leest. Een klant die wanhoopt omdat uw website is vastgelopen, heeft het misschien niet zo begrepen op jolige GIF'jes. En schrijf toch maar beter niet wat ik onlangs zag: ‘Hey, I’m out of the office and probably drinking.'

Vijf. Vermeldt u een terugkeerdatum of niet? Ik zou zeggen: ja, vermelden. Maar ik begrijp ook dat u zich daar misschien schuldig over voelt: ‘Durf ik hier publiekelijk communiceren dat ik zes weken niet omkijk naar mijn werk?’ U haalt zich misschien ook stress op de hals omdat iedereen u zal mailen op de dag van terugkeer. Er is geen probleem om uw out-of-office te antidateren en een paar dagen buffer in te bouwen. Hou rekening met culturele verschillen. Europese berichten hebben als toon ‘Ik ben deze zomer gaan kamperen. Mail me terug in september’. In Amerika klinkt dat eerder als ‘Wegens een nieroperatie moet ik mijn laptop twee uur afsluiten, maar indien het dringend is, kan je me altijd bereiken op mijn telefoon.’ Jawel, gepikt van het internet!

Lees verder

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud