Frederik Anseel | De waarde van een ontmoeting

De postcoronaterugkeer naar het werk bezorgt vele bedrijven hoofdbrekens: hoe organiseren we kantoorwerk in de toekomst? Tijdens de coronacrisis hebben we de vele voordelen van het virtueel werken ontdekt. Een van die voordelen is dat we geen tijd meer verliezen door verplaatsingen. Niet alleen vermijden we filetijd naar het werk, maar plots ontdekten we ook dat congressen, professionele beurzen en events virtueel georganiseerd konden worden. Dat betekent dat we niet langer heen-en-weer moeten reizen om elkaar te ontmoeten. Onnodige overnachtingen en uitputtende vliegreizen worden ons bespaard. Met een klik ben je verbonden met wie je wil afspreken of volg je een webinar.

Congressen lagen al een tijd onder vuur in de wetenschappelijke wereld. De ecologische kost om duizenden wetenschappers op een vliegtuig te zetten om elkaar te ontmoeten aan de andere kant van de wereld is aanzienlijk. Onfortuinlijke ervaringen van wetenschappers die een 15 minuten durende presentatie voor vijf man en een paardenkop niet nuttig vonden kruidden het debat. Verhalen over congrestoerisme waarbij medische wetenschappers op exotische locaties vooral gastronomisch verwend werden, zijn vaak de druppel. Nu we gedwongen het virtuele alternatief hebben kunnen ontdekken, kunnen we misschien voor eens en voor altijd komaf maken met congressen?

Of toch niet? Wat als innovatie lijdt onder het uitblijven van fysieke ontmoetingen? Dat lijkt moeilijk te kwantificeren - wat is immers de economische waarde van een fysieke ontmoeting? Congressen zijn bij uitstek gebeurtenissen waar mensen elkaar ontmoeten, gedurende een paar uur tot een paar dagen informatie uitwisselen, om dan opnieuw huiswaarts te trekken.

Nochtans lijkt die fysieke ontmoeting onnodig - je kan elkaar perfect online vinden om informatie uit te wisselen of samen te werken. Als een congres last minute geannuleerd wordt, biedt dat een unieke kans aan onderzoekers om te ontdekken wat we missen. Het volledige congresprogramma is opgesteld en online beschikbaar, mensen hebben zich geregistreerd, hun bijdrage ingezonden en staan vertrekkensklaar. Het enige wat bij een annulatie ontbreekt in vergelijking met voorgaande jaren is de fysieke ontmoeting.

Orkaan Isaac

In 2012 werd het jaarlijkse congres van de American Political Science Association op het laatste moment geannuleerd door de orkaan Isaac. Economen onderzochten in de jaren nadien de impact op samenwerkingen en wetenschappelijke publicaties. Het wegvallen van de fysieke ontmoeting leidde tot een daling van 16 procent van het aantal samenwerkingen.

Studies die op het congres gepresenteerd hadden moeten worden, werden vier jaar later 5 procent minder geciteerd dan studies die wel gepresenteerd zouden zijn. Gelijkaardig onderzoek over de Gordon Research Conferences vond dat een congres fysiek bijwonen leidt tot 9,4 procent meer samenwerkingen, en dat effect is sterker voor zij die al bestaande samenwerkingen hadden.

Het effect speelt niet alleen op wetenschappelijke congressen. De Apple’s Worldwide Developers Conference (WWDC) is een vijfdaagse hoogmis voor appontwikkelaars met presentaties, workshops en netwerkmogelijkheden. Omdat de WWDC zo populair is, kondigde Apple in 2016 aan dat het slechts 5.000 deelnemers zou toelaten. De uitverkorenen werden uit de geregistreerde deelnemers geloot, een toevalsproces dat statistisch toelaat om te kijken wat het effect is van de fysieke deelname. In vergelijking met appontwikkelaars die wilden deelnemen aan het congres maar niet uitgeloot werden, leidde fysieke deelname tot een stijging van 13 in innovatieve updates voor een app en een stijging van bijna 4 procent in positieve feedback van klanten.

Innovatie gebeurt daar waar mensen elkaar ontmoeten en onvermoede informatie en ideeën uitwisselen. De serendipiteit van de creatieve ontmoeting valt niet altijd op voorhand te plannen. Laten we daarom het kind niet met het badwater weggooien. Fysieke ontmoetingen en menselijke connecties vormen een belangrijke voedingsbodem voor innovatie.

Frederik Anseel
Professor management aan de University of New South Wales in Sydney