Het rijk der vrijheid van Jürgen Ingels | Een klok temt vergadertijgers

Managing director van Smartfin

We bevrijden ons uit de ketens van de pandemie, maar wat nadien? Wat kan anders, wat behouden we en wat komt beter nooit terug, vroegen we onze opiniemakers.

Een eigenaardig fenomeen bij bedrijven die groeien is dat ook de vergaderingen groeien. Niet alleen hun aantal neemt toe, de korte en informele meetings ruimen ook plaats voor lange en formele meetings, en elke vergadering telt almaar meer deelnemers.

Na afloop van de meeting is niets beslist. Erger nog, eigenlijk herinnert niemand zich wat de bedoeling van de meeting was. Onbewust is een vergadercultuur ontstaan, een die vreet aan de efficiëntie en de productiviteit van de onderneming.

Op een bepaald moment stelde ik vast dat mijn agenda al in het begin van de week volgeboekt stond met meetings. Heel vaak interne vergaderingen. Ik deed niets anders dan van meeting naar meeting hollen. Mijn efficiëntie daalde pijlsnel en mijn frustratie en stressniveau schoten de hoogte in. Communicerende vaten.

Ik merkte ook dat sommigen hun job hadden omgevormd tot een soort van vergaderprofessional. Of de vergadering nuttig was of niet en of hun aanwezigheid relevant was of niet, ze waren altijd trouw van de partij. Echte vergadertijgers.

Almaar meer vergaderingen mondden uit in eindeloze discussies. De vergadertijgers hadden het discussiëren om te discussiëren tot een kunstvorm verheven. Het was een manier om hun aanwezigheid aan de vergadertafel te rechtvaardigen. Om aan de anderen te tonen: ‘Hey, ik ben er ook bij.’

Zo kon het niet verder. Hoe meer we leken te vergaderen, hoe minder resultaat we leken te boeken. Er moest iets gebeuren.

Ons zelfgeschreven computerprogramma projecteerde de bedrijfskosten van de opgetelde lonen van de deelnemers op een groot scherm. Dat prijskaartje werd elke minuut in real time aangepast.

Mijn oplossing was even radicaal als pragmatisch. Elk personeelslid kreeg een persoonlijke identificatiecode. Bij elke interne meeting met meer dan vier mensen moest iedereen die bij de start ingeven in een computer.

Ons zelfgeschreven computerprogramma projecteerde de bedrijfskosten van de opgetelde lonen van de deelnemers op een groot scherm. Dat prijskaartje werd elke minuut in real time aangepast. Alle deelnemers konden minuut per minuut volgen hoeveel de meeting het bedrijf had gekost. Ze zagen die kost minuut na minuut oplopen.

Ik liet het aan de deelnemers om in te schatten of de vergadering haar prijs waard was. Dat bleek meestal niet het geval. Medewerkers waren geschokt toen ze zwart-op-wit zagen hoeveel een meeting een bedrijf kost.

Het aantal interne meetings liep drastisch terug en ze verliepen veel efficiënter. Met minder volk, met conclusies, met concrete to do’s, met resultaten. Zonder nutteloos discussiëren en ellenlang rondjes draaien.

Toen we uit pure noodzaak massaal begonnen over te schakelen naar online vergaderen via Zoom of Teams dacht ik dat definitief een einde zou komen aan het rijk van de vergadertijgers. De efficiëntie zou zegevieren en meetings kort en krachtig zouden worden. Een voordeel aan de ellendige covidperiode.

Een warme oproep aan Zoom of Teams: voeg een klok toe in de hoek van het scherm die aantoont wat de meeting kost.

Helaas. Niet alleen zijn online meetings veel vermoeiender, ze worden meestal ook in één ruk na elkaar ingepland, waardoor je het gevoel hebt altijd in een meeting te zitten. Je mist ook veel van de lichaamstaal die je onbewust uitstuurt en die minstens even belangrijk is als woorden.

Maar het belangrijkste punt is dat een interne meeting nog altijd zeer lang duurt omdat iedereen zijn zeg wil doen. De vergadertijgers kunnen zich nog altijd uitleven.

Mag ik een warme oproep doen aan Zoom of Teams om één kleine functionaliteit toe te voegen voor interne meetings? Een klok in de hoek van het scherm die aantoont wat de meeting kost. Resultaat gegarandeerd.

Nu ik toch bezig ben: misschien moeten we ook ijveren om zo’n klok te installeren in het parlement?

Lees verder

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud