Sluit open kantoren

Theo Compernolle

Vindt u ook dat een en ander dringend op de schop moet? Dan zit u op dezelfde golflengte als onze opiniemakers. Wat keilen jullie met plezier de prullenmand in, vroegen we hun.

Slechts 13 procent van de kantoorwerkers vindt dat een kantoor met meer dan drie mensen een goede plek is om te werken. Dat blijkt uit een enquête die ik afnam bij 1.100 kantoorwerkers, onder wie de helft managers. Ze geven hun kantoren troetelnaampjes, van breinwarenhuis over breingevangenis tot breinmartelkamer. Het zijn de slimste kenniswerkers die die bedrijven konden aanwerven, maar met de mening van 87 procent van hen wordt geen rekening gehouden, zelfs niet als enorm veel onderzoek hun mening bevestigt. De meeste open kantoren verminderen de intellectuele productiviteit aanzienlijk en verhogen de stress.

©Saskia Vanderstichele

Een internationaal ingenieursbureau dat de duurste ingenieurs tewerkstelt die er te vinden zijn, nodigde me uit omdat die in toenemende mate stress en burn-outklachten rapporteerden. Twee groepen van 35 ingenieurs vonden dat hun productiviteit 30 tot 40 procent verminderd was sinds ze drie jaar eerder naar hun kantoortuinen verhuisden. Ze vonden het vooral erg dat ze meer dure fouten maakten. Als ze zich wilden concentreren, gingen ze naar een koffiebar aan de overkant van de straat, omdat ze daar minder gestoord werden dan op kantoor. Dat is toch absurd?

Waarom worden die contraproductieve ondingen nog steeds gehuurd en gebouwd? De drie belangrijkste redenen zijn:

1. Onvergeeflijke onwetendheid van de mensen aan de top.

2. Verspillende zuinigheid, wat de Engelsen zo mooi ‘penny wise and pound foolish’ noemen. Wat je kan besparen door zo veel mogelijk mensen samen te zetten zijn borrelnootjes vergeleken met het enorme verlies door de verminderde productiviteit.*

3. De directeur die zijn bonus verdient met een zo goedkoop mogelijk gebouw te huren of te bouwen is een andere dan de directeur die zijn bonus verdient op basis van de productiviteit en het welzijn van de mensen.

Open kantoren zijn zo extreem slecht voor de intellectuele productiviteit omdat ons denkend brein slechts aan één zaak tegelijk aandacht kan geven. Als we met een onderwerp bezig zijn, bijvoorbeeld het schrijven of lezen van een moeilijke, belangrijke memo en we laten ons afleiden door een pop-upschermpje met een e-mail over een heel ander onderwerp, dan moet ons denkend brein de informatie over de memo in het tijdelijke geheugen parkeren, het werkgeheugen schoonmaken, de informatie voor het mailtje ophalen uit het langetermijngeheugen om het mailtje te beantwoorden, die informatie dan opbergen, het werkgeheugen schoonmaken voor de informatie over de memo waar we mee bezig waren, enzovoort.

Dat gegoochel met informatie kost vreselijk veel tijd en energie, en er gaat veel informatie verloren. Zelfs het wisselen tussen twee simpele taakjes maakt dat ze dubbel zoveel tijd kosten, dat je meer fouten maakt en dat je meer gestrest bent dan als je ongestoord aan een taak kan doorwerken. Bij complex werk kan multitasken gemakkelijk vier keer langer duren, je maakt ernstigere fouten en je ervaart significant meer stress.

Werken in een open kantoor is een ware ramp voor breinwerk dat aandacht en concentratie vergt.

Vergeet vooral niet dat elke onderbreking, elk praatje, elk telefoongesprek van anderen dat je aandacht trekt, elk mailtje, elk tweetje voor je denkend brein een verandering van taak betekent. Daardoor is werken in een open office - sarcastisch ‘kantoortuinen’ genoemd - waar mensen gemiddeld om de twee minuten gestoord worden, een ware ramp voor breinwerk dat aandacht en concentratie vergt.

Je kan je in zo’n omgeving tot op zekere hoogte toch concentreren, maar dat kost aanzienlijk meer energie. Dus gaan mensen ’s avonds niet alleen met meer uitputtingsverschijnselen naar huis, maar nemen ze de laatste uren van de werkdag ook minder goede, creatieve en ethische beslissingen. Er is een eenvoudige test om te weten of je in het goede kantoor zit. Doe de telefoontest. Als je breinwerk aandacht en concentratie vereist en je de telefoongesprekken van anderen kan horen, dan zit je in het verkeerde kantoor.

Moeten we dan terug naar de konijnenhokjes van vroeger? Nee, absoluut niet. De taken die we uitvoeren in een kantoor kunnen we in vier categorieën onderbrengen, waarvoor aangepaste ruimtes nodig zijn: concentreren, communiceren, samenwerken en recupereren. Breinwerkers hebben goede flexibele kantoren nodig, waar ze altijd de juiste plek vinden voor het werk dat ze moeten doen.

De eliminatie van lawaai vergt bijzondere aandacht en investeringen. Bedrijven maken de kapitale fout om meerdere functies in één goedkoop groot breinwarenhuis te laten gebeuren. Vooral communicatie in een ruimte waar anderen zich moeten concentreren is moordend voor de intellectuele productiviteit en creativiteit.

*Zie mijn boekje ‘How To Design Brain-friendly Open Offices’, gratis te downloaden op www.brainchains.info.

Theo Compernolle Neuropsychiater. Auteur van ‘Ontketen je brein’ (Lannoo), ‘Zo haal je meer uit je brein’ (Lannoo) en ‘The Open Office Is Naked’ (Amazon.com)


Lees verder

Advertentie
Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Partner content