<I>Pigment over werken via laptop:</I> Het wandelende kantoor

(tijd) - 'Mijn kantoor is waar mijn laptop staat.' Die variante op de reclameslogan van een bekend biermerk gaat op voor een groeiend aantal werknemers. Steeds meer bedrijven en overheidsdiensten vinden het niet langer vanzelfsprekend dat elke werknemer een apart bureau heeft. In de plaats komen flexibele werkomgevingen waar mensen zelf een tijdelijke werkplek uitzoeken. Gecombineerd met allerhande vormen van telewerk levert dat niet alleen een forse besparing op. Het leidt ook tot een heel andere invulling van het arbeidsproces.

De Vlaamse regering kondigde midden september aan dat ze het concept van het flexibele kantoor in zoveel mogelijk van haar diensten gaat toepassen. Dat moet het mogelijk maken de kantoorruimte per ambtenaar met een derde te verminderen, van 35 naar 23 vierkante meter. Alleen al voor de achtduizend Vlaamse ambtenaren die in Brussel werken, moet dat een besparing van 18,5 miljoen euro opleveren.

De overheid volgt het voorbeeld van heel wat privé-bedrijven. Siemens België behoort tot de pioniers. Voor vierduizend werknemers zijn er nog drieduizend werkplekken. Medewerkers sluiten hun laptop aan op een vrije werkpost. Voor vergaderingen of vertrouwelijke gesprekken zijn aparte ruimtes beschikbaar. Eind dit jaar opent een nieuw hoofdkwartier, waar ruim 70 procent van de personeelsleden volgens dat systeem zal werken.

Het inkrimpen van de kantoorruimte hielp de groep een moeilijke periode te overbruggen. Mobiliteitsmanager Roland De Coninck maakt een snelle rekensom. Per medewerker die in het systeem stapt, wordt minstens drie vierkante meter ruimte uitgespaard. In Brussel kom je al snel uit bij een jaarlijkse 'all in cost' van 300 euro per vierkante meter kantoorruimte. Als duizend mensen die stap doen, spaar je dus 1 miljoen euro uit.

Maar De Coninck benadrukt dat de invoering van het 'dynamic office' niet alleen een centenkwestie is. 'Waarom zouden we mensen per se verplichten om naar het kantoor te komen, als ze net zo goed thuis of op een andere plek hun werk kunnen doen? En waarom iedereen een vaste werkplek geven, als blijkt dat veel van die ruimte onbenut blijft en als je in ruil mensen een flexibele werkomgeving kan aanbieden die veel meer aangepast is aan een bepaalde activiteit?'

Zoals in de meeste bedrijven voerde Siemens het nieuwe systeem in eerste instantie in voor functies die sowieso veel buitenwerk vereisen, zoals de verkopers. Maar daarbij is het niet gebleven. De Coninck: 'Het model is natuurlijk niet toepasbaar voor productiearbeiders of magazijniers. Maar in een tertiaire wereld kan bijna iedereen ernaar evolueren, zij het met een verschillende snelheid. Ook een boekhouder kan zo werken. Alleen mag je de zaken niet forceren. In het nieuwe hoofkwartier beginnen we met voor die functies het 'clean desk'-principe toe te passen, zodat hun bureau ook voor een andere medewerker beschikbaar is op de dagen dat zij er niet zijn. Die regel geldt voor iedereen, ook voor de gedelegeerd bestuurder.'

Volgens de mobiliteitsmanager heeft het flexibele kantoor enkel zin als het wordt gekoppeld aan telewerk. Al ruim 70 procent van de Siemens-medewerkers heeft daarvoor de mogelijkheid. Uit een enquête die de Luikse universiteit vorig jaar in opdracht van het bedrijf uitvoerde, blijkt dat de limiet nog niet is bereikt. Liefst 95 procent van de Siemens-werknemers is vragende partij om in een of ander telewerksysteem te stappen. 'Dat zal zelden of nooit betekenen dat die mensen voltijds thuis gaan werken. Vaak gaat het om een dag per week, of enkele uren per dag, zodat ze bijvoorbeeld de spits kunnen vermijden.'

Bij de consultancy-groep Accenture werden de vaste bureaus al in 1995 vervangen door een 'virtual workplace' met een reservatiesysteem. Directeur Eric Lonbois maakt zich sterk dat zijn bedrijf een van de allereerste was in België om die stap te doen. 'We hebben de software voor dat reservatiesysteem toen nog zelf moeten schrijven.' Lonbois erkent dat voor een organisatie als Accenture zo'n model gemakkelijker ligt dan voor de meeste andere bedrijven. 'Onze mensen werken het overgrote deel van de tijd sowieso bij de klanten. Bovendien zijn we een internationale onderneming. Als een medewerker pas 's avonds iemand in de VS kan opbellen, die dan net opstaat, ga je hem dan verplichten zolang op het kantoor te blijven?'

Uit meer dan tien jaar ervaring heeft Lonbois wel geleerd dat het systeem alleen werkt als aan een reeks voorwaarden is voldaan. 'Je informaticasysteem moet echt op punt staan. Mensen moeten op een gemakkelijke en goed beveiligde manier toegang kunnen krijgen tot de databanken waarmee ze werken. Zelf moeten ze vlot bereikbaar zijn. Eigenlijk moet een thuiswerker nog beter bereikbaar zijn dan iemand op een klassiek kantoor. Je moet ook rekening houden met de bedrijfscultuur. In een bedrijf waar een groot bureau altijd een statussymbool is geweest, schaf je dat toch best niet op een dag af. Iets meer begeleiding is dan aangewezen.'

In de Vlaamse administratie wordt al enkele jaren met soortgelijke systemen geëxperimenteerd. Het eerste proefproject met 'office sharing' werd in 1998 opgestart door de toenmalige minister van Ambtenarenzaken, Wivina Demeester (CD&V).

In 2002 keurde de vorige regering een beleidsnota 'Anders werken' goed. Die koppelt de invoering van een flexibele kantooromgeving aan de promotie van verschillende vormen van werken op afstand. Dat moet niet noodzakelijk thuiswerk zijn. Voor mensen die niet kunnen of willen thuiswerken, maar toch de dagelijkse trip naar Brussel willen vermijden, worden satellietkantoren geopend in de provinciehoofdsteden.

Een kenniscel 'Anders werken' moet het proces begeleiden. Maar je kan moeilijk beweren dat dat in een verschroeiend tempo verloopt. Het hoofd van de kenniscel, Jo De Leenheer, raamt dat nu ongeveer achthonderd van de 13.000 Vlaamse ambtenaren volgens de 'Anders werken'-principes werken. De Vlaamse minister van Bestuurszaken, Geert Bourgeois (N-VA), wil dat het allemaal wat sneller verloopt. Maar een strikte timing is er nog niet. Veel zal afhangen van de snelheid waarmee de gebouwen van de Vlaamse administratie kunnen worden aangepast.

De Leenheer is tegen overhaasting. 'Het gaat hier om een veranderingsproject op middellange termijn. Binnen tien jaar zitten we in een heel andere situatie.' Maar hij ziet wel geen enkele reden waarom de openbare sector zou achterblijven op de private. 'Ook daar heb je functies waarvoor het gemakkelijker ligt dan voor andere. Maar ik ga ervan uit dat je vragen voor uitzonderingen heel kritisch moet bekijken. Volgens mij zijn voor maximaal10 procent van de gevallen specifieke voorzieningen nodig.'

Een mogelijke extra handicap is dat een openbare administratie om juridische redenen soms nog verplicht is met papieren dossiers te werken. Maar ook dat probleem moet volgens De Leenheer niet worden overroepen. 'Je kan perfect een dossier digitaal behandelen en pas aan het einde, als de handtekening nodig is, op papier overschakelen. Bovendien zal binnen een paar jaar de digitale handtekening al veel meer ingeburgerd zijn.'

Net als de andere promotoren van het flexibele kantoor is hij er vast van overtuigd dat het eindresultaat een driedubbele win-winsituatie zal zijn voor de overheid, de ambtenaren en het publiek. 'Het nieuwe kantoorconcept is geen doel op zich. Het echte doel is een klantvriendelijker en flexibeler organisatie.'

Maar gaan de promotoren van het flexibele kantoor en het werken op afstand niet iets te snel voorbij aan twee ingebakken menselijke noden? De eerste is de behoefte tot territoriumafbakening, zelfs al gaat het maar om een paar vierkante meter die je met foto's van je kinderen en je partner tot de jouwe verklaart. De tweede is de nood aan sociaal contact en de behoefte tot erkenning door de andere groepsleden.

De Leenheer erkent dat het wegvallen van dat persoonlijke territorium een heikel punt is, waarvoor niet altijd een pasklare oplossing bestaat. 'Al zie je dat de technologie ook daar een oplossing kan bieden. De fotootjes die vroeger op het bureau stonden, duiken nu op als screensaver op de laptop. Verder moet je je afvragen of die behoefte tot privacy echt zo groot is. Het komt erop aan op voorhand duidelijk te maken wat de vele pluspunten zijn van de nieuwe aanpak. Meestal lukt dat wel.'

Ook voor het wegvallen van de sociale contacten bestaan minstens gedeeltelijke oplossingen. Bijna alle betrokkenen zijn het erover eens dat systemen van 100 procent thuiswerk een uitzondering zullen blijven. Ook een bedrijf als Accenture, waar medewerkers vaak lange tijd op verplaatsing werken, heeft methodes om de banden niet te veel te laten verslappen. Consultants worden geregeld uitgenodigd voor vergaderingen waarop thema's worden uitgediept. 'En op kantoor wordt er voor gezorgd dat mensen die aan hetzelfde project bezig zijn of soortgelijk werk doen in 'clusters' kunnen samenzitten', zegt Lonbois.

In elk geval is het voorbeeld van de leidinggevenden cruciaal om de transformatie te laten lukken. En vaak ligt daar de knoop. Je zou verwachten dat de meeste weerstand tegen het flexibele kantoor van lager geschoolde werknemers komt. Volgens Siemens-mobiliteitsmanager Roland De Coninck klopt dat niet. 'Vooral het middenmanagement moet worden begeleid. Die mensen moeten hun werkmethodes grondig aanpassen. Ze zien hun medewerkers niet meer. Het gaat niet meer om het controleren van aanwezigheden maar om het meten of de doelstellingen wel worden gehaald. Tegelijk vreest het middenmanagement voor zijn eigen plaats. Met hun vaste werkstek verliezen ze in hun ogen ook vaak een statussymbool en privileges.'

Ivan BROECKMEYER

Lees verder

Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud