Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

‘Virtueel en hybride: zo organiseer je coronaproof events'

BLUE MOON

Almaar meer ondernemingen doen een beroep op de expertise van de entertainmentsector voor het organiseren van coronaproof events. Twee spelers uit de tv-wereld vertellen hoe zij de crisis aangegrepen hebben om in te spelen op deze gloednieuwe groeimarkt.

Sylvester uit Haacht is het langst bestaande tv-, video- en eventproductiehuis in ons land. Toen de coronacrisis toesloeg, reageerde het bedrijf snel en doelgericht met de lancering van MEEPLE: een digitale en interactieve evenementenlocatie. ‘We hebben eerst alleen livestreams ingezet, maar dat vonden we nog iets teveel eenrichtingsverkeer’, verduidelijkt Geert Vanoverschelde, Gedelegeerd Bestuurder en CEO bij Sylvester. ‘Ons platform is een virtuele representatie van een écht event.’

Mensen komen binnen in MEEPLE en kiezen waar ze naartoe willen: naar plenaire sessies, workshops, interactieve videotafels of een exporuimte met digitale beursstanden tot en met virtuele netwerkingruimtes met andere deelnemers. Sylvester had enkele maanden nodig om het platform samen met een externe IT-partner te ontwikkelen en uit te testen. Het eerste event dateert van september. Sindsdien is de interesse ontploft. ‘Vandaag werden er al bijna 100 digitale events via ons platform georganiseerd, waaronder de B2B-sectie van het Autosalon en events voor Port of Antwerp, Schneider Electric, Delaware en The Shift.’

We hebben eerst alleen livestreams ingezet, maar dat vonden we nog iets teveel eenrichtingsverkeer.’

Geert Vanoverschelde
Gedelegeerd Bestuurder en CEO bij MEEPLE, onderdeel van Sylvester

Streaming- en opnamestudio’s

Ook BLUE MOON bedacht een oplossing voor online events. Het bedrijf uit Aartselaar is al verschillende jaren gespecialiseerd in de technische audiovisuele ondersteuning van bedrijfsevenementen, en de inrichting van meetingruimtes en congreszalen. Samen met verschillende partners bouwde het inmiddels al 15 permanent ingerichte streaming- en opnamestudio’s verspreid over Vlaanderen en Brussel. Zo opende er in maart nog een premium hybride studio in Kinepolis Antwerpen, en telt Flanders Expo in Gent sinds september drie studio’s. Sinds mei 2020 ondersteunde BLUE MOON al meer dan 700 online events voor klanten als Voka, BASF, Fluvius, Salesforce, Volvo, Total, Novartis en ABN Amro.

‘Dankzij ons aanbod kunnen ondernemingen hun events, congressen en beurzen gewoon laten doorgaan: met bijvoorbeeld 500 deelnemers op afstand en een aantal mensen ter plaatse, waaronder keynote-sprekers’, vertelt Mathieu D'Hondt, Managing Partner bij BLUE MOON. ‘Omdat alles gebruiksklaar staat opgesteld, wordt er geen tijd verspild aan het op- en afbouwen van de studio-infrastructuur.’ Klanten kunnen ook verschillende studio’s combineren. Dat kan handig zijn voor break-out sessies, zoals seminaries, productpresentaties, lezingen en trainingen.

Opzet van een tv-programma

Zowel MEEPLE als BLUE MOON steunen op de principes van een tv-programma. De studio’s en de digitale eventruimtes kunnen volledig afgestemd worden op de wensen van de organisator, inclusief decors, infografieken, bumperclips, scenario’s, ondertiteling tot zelfs het coachen van de sprekers. De locaties zijn uitgerust met professionele microfoons, videocamera’s en verlichting die bediend kunnen worden door professionele productiemedewerkers en technici.

‘Het klopt dat bedrijven die apparatuur in principe ook kunnen huren’, besluit Geert Vanoverschelde. ‘Maar dat wil niet zeggen dat ze er dan ook mee kunnen werken. Ze huren dan als het ware een lege doos.’ De technische expertise, knowhow en de volledige service van het opzetten en in goede banen leiden van een digitaal event die ze erbij krijgen door met een gespecialiseerde partner in zee te gaan, is cruciaal.

Het digitale luik zal het fysieke evenement niet vervangen maar versterken.

Mathieu D’Hondt
Managing Partner bij BLUE MOON

Klaar voor een hybride toekomst

Zowel MEEPLE als BLUE MOON zullen ook na corona vast blijven houden aan hun concepten. ‘Hybride events in verschillende formats zijn here to stay’, klinkt het. ‘Het digitale luik zal het fysieke evenement niet vervangen maar versterken’, stelt Mathieu D’Hondt. De samenwerking van BLUE MOON met Kinepolis speelt hierop in door een online event studio te combineren met een netwerk van auditoria en ontvangstfaciliteiten. Zo kunnen internationale online evenementen gecombineerd worden met lokale netwerkmomenten. ‘Zelfs als er op sommige momenten of plaatsen geen publiek wordt toegelaten door verstrengde maatregelen, kan het evenement toch gegarandeerd worden.’

Lees verder
Logo
Tijd Connect biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.