Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

Het overzicht bewaren over uw bedrijfsdata

©Rawpixel.com - stock.adobe.com

Niet alle data laten zich gemakkelijk in een vakje, proces of ERP-systeem stoppen. Een e-mail hier, een brief daar, een technische tekening ginds … en je krijgt een amalgaam aan ongestructureerde data. Maar ongestructureerd betekent niet onbelangrijk, delaware tackelt die uitdaging.

Bedrijven investeerden de jongste decennia massaal in ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) zoals SAP om hun processen in de backoffice te optimaliseren. Orderverwerking, facturatie, voorraadbeheer, … door die data te stroomlijnen en te automatiseren, winnen ze aan efficiëntie. ‘Alleen: er is ook een stroom aan niet-gestructureerde data die zich niet zomaar laat automatiseren’, vertelt Lesly Janssens, manager bij delaware. ‘Ik denk bijvoorbeeld aan de ketting aan e-mails waarin prijsonderhandelingen met de klant worden gevoerd, de foto’s van het beschadigde product die de klant opstuurde, het verslag van een evaluatiemeeting met een klant, enzovoort.’

‘Niet-gestructureerde informatie en content digitaliseren, beheerbaar en werkbaar maken is het terrein van OpenText.’
Lesly Janssens
delaware

Onderzoek van het researchbedrijf IDC wijst uit dat tot 80 procent van alle bedrijfsrelevante informatie zijn oorsprong vindt in niet-gestructureerde vorm, zoals in losse teksten of afbeeldingen. En we verliezen tot een vijfde van onze tijd om de juiste stukjes informatie te vinden en ineen te puzzelen. ‘Een medewerker die informatie uit een mailbox, enkele netwerkschijven en een ringmap moet halen om een bestelling klaar te maken: handig is het niet. Alleen is het in veel bedrijven eerder de regel dan de uitzondering.’

Eén naslagwerk 

‘Niet-gestructureerde informatie en content digitaliseren, beheerbaar en werkbaar maken is het terrein van OpenText’, gaat Lesly Janssens voor. ‘Het laat de twee datawerelden van gestructureerde data en niet-gestructureerde data als yin en yang in elkaar passen. Met OpenText kan je losse stukjes informatie in een grote, gestructureerde databibliotheek schuiven. Je kunt alle soorten data opbergen en oproepen: van documenten tot CAD-tekeningen, afbeeldingen, video’s, 3D-modellen, enzovoort.’

‘Onze servicemedewerkers kunnen zich nu richten op taken met een hogere toegevoegde waarde.’
Philippe Delvaux
Pierret

OpenText bouwt mee aan één naslagwerk waar de gebruikers op een snelle en intuïtieve manier alle info kunnen oproepen. ‘Dat werkt niet alleen efficiënter, maar is vaak ook noodzakelijk’, beklemtoont Janssens. ‘GDPR-verplichtingen, en sectorale en interne richtlijnen vergen dat je heel wat data degelijk moet bergen, zeker als het bijvoorbeeld gaat om persoonsdata of data van juridische waarde.’

Uit de praktijk: ramenfabrikant Pierret

Pierret is een producent van ramen en deuren uit de provincie Luxemburg. De onderneming heeft ’meer dan 400 medewerkers in dienst en is naast België ook actief in Frankrijk, Luxemburg en Zwitserland. Toptechnologie, vakmanschap en efficiëntie in de productie staat altijd centraal. Maar tot enkele jaren geleden was het contrast tussen productie en backoffice erg groot. ‘Alles wat niet tot de kernactiviteiten behoorde, benaderden we ‘ambachtelijk’. We investeerden weinig in onze digitale ontwikkeling. Onze klanten waren wel tevreden over onze producten, maar gaven aan dat het soms moeilijk samenwerken was. Daarin brachten we verandering’, zegt IT-manager Philippe Delvaux. ‘Drie jaar geleden implementeerden we een SAP-systeem, en in september 2020 lanceerden we ook een klantenportaal.’

Op dat klantenportaal verzamelt de ramenfabrikant tools die het de klant makkelijker dan ooit maken. ‘Een voorbeeld? Vroeger kreeg de klant een orderbevestiging waarop alleen de leverdatum stond. Dat was het’, , vertelt Delvaux. ‘Op het portaal heeft de klant nu een agenda waarop hij de datum en de details van al zijn leveringen kan raadplegen, bijvoorbeeld welke transportfirma de vracht levert, de contactgegevens van de chauffeur, de orderlijst, een overzicht van welke kozijnen op welk transportrek staan, enzovoort.’ 

‘We hebben de ontwikkeling van het portaal ook meteen aangewend om al onze technische documentatie te migreren naar de OpenText-oplossing. Zo konden we OpenText meteen koppelen aan het MyPierret-portaal. Onze klanten hebben nu op elk moment toegang tot chassisdelen en montagetekeningen en kunnen via de zoekfunctie gericht hun weg vinden binnen de duizenden beschikbare documenten.’

Op het portaal MyPierret vindt de klant alle documenten terug. Facturatiegeschiedenis, bestelbonnen, ondertekende bestelbonnen, technische configuraties van de bestelde producten, leveringsbonnen, ondertekende leveringsbonnen, enzovoort. ‘Op het platform kan de klant ook onze tool gebruiken om ramen en deuren te configureren. En meteen krijgt hij of zij de prijs te zien’, gaat Philippe Delvaux voort.

‘(Online) trainingen boeken en je inschrijven voor webinars, onze newsfeed raadplegen, de catalogus bekijken, een schadeclaim of klacht kan melden … het kan allemaal met hetzelfde platform. OpenText laat toe om al deze niet-gestructureerde informatie in verschillende talen te zoeken met filters en andere hulpmiddelen, op te roepen, te delen en op te slaan. Op die manier kan de klant sneller dan ooit bediend worden. En kunnen onze servicemedewerkers zich richten op taken met een hogere toegevoegde waarde. Een duidelijke win-win dus. Daarom willen wij OpenText nu implementeren in al onze projecten - van de verkoopcyclus tot de voltooiing en oplevering. Informatie en documenten centraliseren en kunnen delen, geeft meerwaarde aan alle stakeholders van het project.’

 

Lees verder

Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.