Hoe je weg vinden in het labyrint van hr-applicaties?

Medewerkers moeten nog al te vaak door een jungle van hr-applicaties voor ze vinden wat ze zoeken. De basics, die vinden ze wellicht snel. Maar hoe geef je een adreswijziging door? Waar meld je schade aan een bedrijfswagen? En waar check je of kinderen ook gedekt zijn door de hospitalisatieverzekering van het werk?

‘De meeste hr-systemen zijn een losse verzameling van verschillende programma’s. Vaak komt een deel van de applicaties van externe leveranciers, en is een ander deel in huis ontwikkeld. Op zichzelf werken deze toepassingen meestal goed, maar ze zijn niet geïntegreerd. Simpel gezegd: ze praten niet tegen elkaar’, vertelt Dieter Verhelst, HRIS architect & Team lead bij delaware.

‘In de praktijk leidt dat tot efficiëntieverliezen’, sluit Katrien De Buyser aan, HRIS architect & solution lead bij delaware. ‘Niet alleen voor werknemers die hun weg moeilijk vinden, maar ook voor hr-medewerkers. Bijvoorbeeld omdat ze dezelfde informatie - zoals een adreswijziging - niet één keer, maar soms meerdere keren manueel moeten invoeren in de verschillende systemen.’

Twee klikken en klaar

‘Dat probleem is historisch gegroeid. Vroeger kochten bedrijven één pakket voor al hun hr-noden. De functies die ontbraken, bouwden ze vaak gewoon zelf. Het resultaat was niet altijd geweldig, maar het volstond om de klus te klaren’, blikt Dieter Verhelst terug.

‘Maar vandaag ligt de lat hoger. Bedrijven willen uit het enorme aanbod van leveranciers voor elke nood de best mogelijke applicatie kiezen. En dat leidt tot een spaghetti van tools’, verduidelijkt Katrien De Buyser. ‘Tegelijk willen medewerkers het digitale comfort dat ze uit hun privé-omgeving kennen - twee klikken en klaar - ook op hun werk hebben. Ze willen geen labyrint, maar één clean platform voor alles wat met werk te maken heeft, zowel in een app als op hun computer. Ook hr-medewerkers willen die warboel niet meer. Ze willen hun job kunnen doen zonder een tiental handleidingen nodig te hebben.’

Noden in kaart brengen

Meestal volstaat het niet om zomaar van de verschillende ‘koterijen’ een samenwerkend geheel te maken en links en rechts te automatiseren. Hier komt de hr-architect mee aan zet. ‘Eerst doen we met de klant een stap terug, en stellen we de vraag: hoe ziet elk hr-facet er ideaal gezien uit?’ vertelt Katrien De Buyser. ‘We staan daarbij niet alleen in de schoenen van de hr-medewerkers en werknemers, maar ook in die van alle andere stakeholders zoals de boekhouddienst – denk bijvoorbeeld aan de verwerking van onkosten, het sociaal secretariaat, sollicitanten, enzovoort. Hoe ziet de onboarding er in een ideale wereld uit? Hoe ziet het ideale rekruteringsproces er uit? Wat met opleidingen? … Zodra dat helder in kaart is gebracht, kunnen we samen de vertaalslag maken naar het technologische luik en bekijken hoe we alles optimaal kunnen integreren’, vervolgt ze. 

De hr-architect helpt verder bij het ontwerp, de implementatie, integratie en de governance van de processen. 'We adviseren, helpen problemen identificeren en werken samen met leveranciers om de beste oplossing te kunnen aanbieden.'

Van informatie naar inzicht

Een belangrijk aspect daarbij is de datakwaliteit. ‘Bedrijven vertrouwen voor hun hr-gerelateerde beslissingen beter niet op hun buikgevoel, maar op inzichtelijke en transparante data. Die data moeten foutloos zijn om kwaliteitsvolle analyses en rapportages mogelijk te maken. Daarom nemen we samen met de klant de tijd om de datastromen eerst op te ruimen en de datakwaliteit te verbeteren. Zo krijg je uiteindelijk ook een correcter antwoord op waaromvragen’, knoopt Dieter Verhelst aan.

Uit de praktijk

Het resultaat is dat de geïntegreerde hr-info op een gebruiksvriendelijke manier gedeeld wordt met alle medewerkers en stakeholders. 'Via dashboards, portalen, launchpads of bijvoorbeeld pc-kiosken', geeft Katrien De Buyser aan. 'Door corona werd het vaak pijnlijk zichtbaar als de eindgebruikers niet beschikten over deze digitale toegangen. Medewerkers verlangen vandaag naar een digitaal single point of entry waarin al hun informatie beschikbaar is.'

Katrien: 'Zo deden we een project bij Rode Kruis Vlaanderen waar de medewerkers, via Microsoft SharePoint technologie, nu toegang hebben tot hun volledig digitaal personeelsdossier. We houden in deze oefeningen ook rekening met de efficiëntie van de hr-admin processen. Hoe kunnen we die optimaliseren zodat dagelijks vlotter en eenvoudiger samenwerken mogelijk wordt? Zo werken de hr-collega’s bij Fluvius, na de fusie tussen Eandis en Infrax, nu in plaats van op twee aparte hr-systemen, samen op SAP SuccessFactors.'

Omgaan met verandering

Een technologisch traject gaat tot slot altijd hand in hand met een menselijk traject. Het vraagt om aanpassingen en een andere manier van werken. Verandering introduceren betekent ook ruimte en tijd geven om het oude los te laten. Naast de hr-architect en processpecialisten die begeleiding bieden en de technische kant van de transformatie behartigen, geeft delaware ook advies over die uitdagingen en hoe ze beantwoord kunnen worden.