Meer tijd voor zorg, minder voor administratieve ballast. Dat was een van de ambities van het UZ Gent toen het zijn HR-processen onder handen nam. Het resultaat is Pol, een intuïtief HR-platform waarmee elke medewerker in de cockpit zit.
Met ruim zesduizend medewerkers is het UZ Gent zowat een dorp op zich, met bovendien een diverse populatie. Verpleegkundigen, artsen en andere zorgverstrekkers natuurlijk. Maar ook IT-specialisten, juridische adviseurs, technische medewerkers, logistieke helpers, enzovoort. Om die allemaal netjes op tijd te betalen, opleidings- en carrièrekansen te bieden en de kans te geven om aan te kloppen met hun persoonlijke en minder persoonlijke vragen is er het departement personeel & organisatie.
‘Om alle personeelszaken in goede banen te leiden, hebben we een performant IT-systeem nodig’, vertelt departementshoofd Valerie Vinck. ‘Alleen: tot voor kort was ons systeem een losse verzameling van tools en programma’s. Bovendien kwam een deel van externe leveranciers, een ander deel was van eigen makelij. Dat werkte wel, maar van een slim en transparant geheel kon je niet spreken. Voor het personeel van het UZ Gent was HR soms een black box, met knoppen en hendels in allerhande kleuren en vormen. Een tool voor dit, een tool voor dat, een platform voor dit, een platform voor dat.’
‘Het HR-platform moet snel en goed zijn, zonder afbreuk te doen aan kwaliteit. Zodat HR nog dichter staat bij de werkvloer en als een meerwaarde wordt ervaren’
Een paar jaar geleden schoof het departement enkele straffe ambities naar voren: meer transparantie, een aantrekkelijker werkgever worden en meer tijd voor zorg vrijmaken door de administratieve overlast weg te snoeien. ‘Met die doelstellingen voor ogen zijn we eind 2018 aan een digitaliseringstraject voor HR begonnen’, vertelt Kristof Nuytens, Human Capital Solution Lead bij delaware. ‘Eerder hadden we samen al de financiële en aankoopprocessen van het ziekenhuis aangepakt en het magazijnbeheer. HR was de derde stap.’
Het resultaat van die gebundelde krachten is een slim HR-platform. ‘Dat hebben we Pol gedoopt’, vertelt Vinck. ‘Pol bekt gewoon makkelijk en is simpel. Dat is wat we met Pol wilden bereiken: transparante en simpele HR-oplossingen bieden die toegankelijk zijn voor alle gebruikers, zonder gedoe.’
Zakelijke successen en menselijk kapitaal
De ruggengraat van Pol bestaat uit SAP SuccessFactors, een Human Experience Management (HXM)-platform in de cloud ter ondersteuning van alle operationele HR-processen.
‘Het platform biedt niet alleen ondersteuning bij core HR-processen zoals personeelsadministratie, prestaties monitoren, doelstellingen bewaken, werving, verloning en opleidingen, legt Juan Staes uit, Human Capital DomainLead bij delaware. Met analyses combineren we die processen ook met een breed scala aan data om organisaties nieuwe inzichten te brengen en beslissingen te ondersteunen. En dit allemaal in realtime.
Als organisaties heldere personeelsinzichten hebben en sneller betere beslissingen kunnen nemen, kunnen ze zakelijke behoeften koppelen aan menselijk kapitaal.’
In de toekomst zullen er ongetwijfeld nieuwe HR-systemen en tools komen. In België alleen al zijn er honderden start-ups en tech-bedrijven die HR-applicaties ontwikkelen. ‘Daarom hebben UZ Gent en delaware resoluut gekozen voor een open architectuur. Dat betekent dat nieuwe toepassingen in de toekomst snel en makkelijk geïntegreerd kunnen worden in de totaaloplossing’, knoopt Nuytens aan. ‘Vroeger leefde het idee dat je met één IT-oplossing alle HR-uitdagingen moest tackelen. Dat hoeft niet meer. Technologie biedt nu de mogelijkheid om een hybride landschap te bouwen, perfect afgestemd op de unieke noden van elke klant. Zonder dat het een ingewikkelde black box wordt. Met SAP SuccessFactors en onze zelf ontwikkelde “datahub” heeft UZ Gent een zeer belangrijke stap gezet voor de realisatie van een werknemersgerichte referentiearchitectuur.’
Roadtrip door het ziekenhuis
Het HR-team bij UZ Gent bestaat uit een negentigtal medewerkers. ‘Niet alleen de technologie is veranderd, maar ook de manier van werken. We hebben zoveel mogelijk vereenvoudigd en gestandaardiseerd’, vertelt Vinck. ‘We hebben er daarbij op gelet om niet iedereen in één keer mee in het bad te trekken. We vonden het belangrijk om daarin ieders tempo te respecteren. Met de coronacrisis staat er al genoeg druk op de ketel. Daarom kozen we voor een geleidelijke overgang. Een nieuw systeem introduceren betekent ruimte en tijd geven om het oude los te laten.’
Ook voor de verpleegkundigen, artsen en alle andere medewerkers bij het UZ Gent is het wennen. ‘Voor we aan de tekentafel gingen zitten, hebben we eerst een roadtrip gemaakt door het ziekenhuis. Zo hebben we een dwarsdoorsnede gekregen van de behoeften, problemen en vragen waarmee onze eindgebruikers worstelden. Zomaar de ene stekker eruit en de andere erin: zo werkt het niet. Daarom hebben we representatieve groepen betrokken bij de tests en trainingssessies. Onze doelstelling met Pol is het voor al onze medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Het moet snel en goed zijn, zonder afbreuk te doen aan kwaliteit. Zodat HR nog dichter staat bij de werkvloer en als een meerwaarde wordt ervaren', glimlacht Vinck.
1. Baas over je eigen data
‘Nieuwe medewerkers vulden vroeger een inlichtingenblad in met hun persoonlijke gegevens. Dat gaven ze af en het HR-team voerde de data in de verschillende systemen in. Wie verhuisde of zijn rekeningnummer wijzigde, gaf dat meestal zelf spontaan door met een formuliertje’, schetst Valerie Vinck.
‘Nu zitten de medewerkers zelf in de cockpit. Op Pol kunnen ze niet alleen hun eigen profiel en gegevens aanpassen. Ook alle data die we over hen hebben, kunnen ze inkijken: diploma’s, certificaten, aantal kinderen ten laste, enzovoort. Op Pol kan je ook door het organigram grasduinen, nakijken welke barema’s aan welke positie vasthangen, thematische verloven aanvragen, enzovoort.’
2. Opleidingen in slim jasje
Een andere functionaliteit op Pol zijn de opleidingen. ‘Onze medewerkers volgen heel wat opleidingen, waarvan een deel verplicht is’, legt Vinck uit. ‘Pol maakt binnenkort voor elke opleiding automatisch een team aan in Microsoft Teams. Dat gebruikt de trainer om online trainingen op te zetten, studiemateriaal of video’s te delen, discussies te modereren, tests af te nemen, certificaten toe te kennen, enzovoort. De medewerkers vormen een community waarin ze samenwerken en ook in de toekomst verder rond de vergaarde kennis ervaringen kunnen delen.’
3. Beter zicht op rekrutering
Het UZ Gent heeft voortdurend vacatures in de aanbieding. ‘Als een afdelingshoofd vroeger een vacature wilde plaatsen, dan ging HR daarmee aan de slag. Alleen was het voor het afdelingshoofd gissen of er veel reactie op de vacature kwam, in welke fase het selectieproces zat, welke stappen de rekruteringsmedewerker al had gezet, enzovoort. Nu zijn deze data voor elke opdrachtgever realtime beschikbaar.’
4. Aantrekkelijk jobsite
Het UZ Gent is een van de grootste werkgevers in de regio en zoekt voortdurend naar nieuw talent. ‘Daarom lanceerden we recent een nieuwe employer branding-strategie en jobsite die mee geïntegreerd is in het nieuwe HR-platform. Voor sollicitanten is het veel eenvoudiger om te solliciteren. En achter de schermen kunnen we alle data nu veel overzichtelijker en slimmer beheren in een moderne look en feel.’
5. Performance opvolgen
Pol krijgt in 2021 een nieuwe functionaliteit. Alles over performance zal op het platform beschikbaar zijn voor de eindgebruikers: verslagen van functioneringsgesprekken, tools om performance op te volgen, enzovoort.
6. Robotgestuurde ProcesAutomatisering (RPA)
Met deze techniek kunnen operationele taken zoals de verwerking van facturen, data inlezen, berichten versturen en vele andere repetitieve taken volledig geautomatiseerd worden. ‘Dat gebeurt met zogenaamde software-robots’, legt Juan Staes uit. ‘De techniek wordt bijvoorbeeld toegepast in de onboarding van nieuwe medewerkers, onder meer om automatisch gegevens naar externe applicaties door te sturen. Maar je zou je het ook kunnen toepassen om bijvoorbeeld automatisch uniformen te bestellen, badges aan te maken, enzovoort.’ Bij UZ Gent wordt RPA nu gebruikt om de persoonsgegevens vanuit de datahub met de payroll leverancier te synchroniseren. De mogelijkheden zijn eindeloos.
U kan het Talent & Workplace E-book van delaware hier downloaden.