Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

Digitaal contracten ondertekenen: minder rompslomp, meer efficiëntie

Alex Dossche, vice-president sales en marketing bij Isabel Group

Documenten printen, ondertekenen, scannen en doorsturen in een pdf? Dat kan sneller en makkelijker met een digitale handtekening. Logistics Provider Motrac schakelde anderhalf jaar geleden over op SignHere, een Belgische oplossing om documenten veilig voor te bereiden, te tekenen en op te volgen.

Vanop afstand een digitale volmacht geven aan uw notariskantoor? Uw belastingbrief online invullen? Of een nieuwe bank app installeren? Vandaag kan het allemaal met een wettelijk geldige digitale handtekening, bijvoorbeeld via itsme® of met uw eID. Niet alleen voor particulieren is een digitale handtekening een handig alternatief voor de rompslomp met pen en papier. Ook bedrijven schakelen steeds meer over naar digitale handtekeningen om contracten en andere documenten te ondertekenen.

De makkelijkste manier om digitaal te tekenen is met een eenvoudige elektronische handtekening. Dat kan bijvoorbeeld de handtekening onderaan een e-mail zijn of een scan van een handgeschreven handtekening. Alleen biedt dit nauwelijks zekerheid over de werkelijke identiteit van de ondertekenaar en is de integriteit van de ondertekende documenten niet gegarandeerd. Een weinig robuuste manier dus.

Motrac – een vooraanstaande aanbieder van intra-logistieke diensten en oplossingen – koos daarom voor SignHere, een oplossing van Isabel Group waarbij documenten met legaal bindende elektronische handtekeningen worden getekend. ‘Ofwel gebeurt de ondertekening met een geavanceerde elektronische handtekening, zoals met een eenmalig gegenereerde code per email of per sms. Dat kan bijvoorbeeld voor het ondertekenen van een bestelbon met een beperkt bedrag. Ofwel gebeurt de ondertekening met een gekwalificeerde elektronische handtekening, zoals het ondertekenen van een arbeidscontract met itsme®’, vertelt Alex Dossche, vice-president sales en marketing bij Isabel Group. 

‘Het feit dat SignHere van Belgische makelij is en er support is vanuit België, vonden we een voordeel’
Marc Van Cotthem
Finance Director bij Motrac

Paperassen heen en weer

Vóór de implementatie van SignHere was het ondertekenproces bij Motrac tijdrovend en weinig overzichtelijk. Leasingcontracten en andere documenten werden geprint, ondertekend en in mappen tussen de verschillende afdelingen uitgewisseld. De zoektocht naar een digitale oplossing was al even bezig, maar toen de coronacrisis opdook en kantoorwerk spoedig een nieuwe vorm aannam, kwam dit in een stroomversnelling. ‘Met SignHere slaan we drie vliegen in één klap: we kunnen eenvoudig op afstand werken, we besparen tijd, energie, papier en kosten én we hebben een veilige en juridisch bindende oplossing’, zegt Marc Van Cotthem, Finance Director bij Motrac .

Jaarlijks worden er bij Motrac duizenden documenten ondertekend. Onder een deel daarvan moeten drie, vier of zelfs meer partijen of vertegenwoordigers hun handtekening zetten. Bovendien moet dat vaak in een bepaalde volgorde gebeuren. Ook dit kan eenvoudig met SignHere.

‘Motrac medewerkers laden het document in een portaal, dat gepersonaliseerd werd voor Motrac. Vervolgens bepaalt de verzender wie de ondertekenaars zijn, de volgorde van ondertekening en de ondertekeningsmethode. Dit kan bijvoorbeeld via itsme®, via een sms of email met een éénmalige code of via eID. Tot slot ontvangen de ondertekenaars een melding en zetten ze hun digitale handtekening volgens de gewenste methode.’, legt Alex Dossche uit. Mooi meegenomen: met het SignHere-platform kan men ook de onderteken status bijhouden, herinneringen versturen en documentgroepen aanmaken. 

Made in Belgium, support from Belgium

Ondertussen zijn er de jongste jaren heel wat startups actief in de sector van de digitale handtekeningen. Motrac koos echter voor SignHere van Isabel Group, een Belgische onderneming die vanuit vier Belgische grootbanken werd opgestart en ondertussen al ruim 25 jaar digitale oplossingen levert voor bedrijven, financiële instellingen en boekhoudkantoren. In 2021 werden al meer dan 300.000 bedrijfsdocumenten ondertekend via SignHere. ‘Door voor Isabel Group te kiezen kunnen we eenvoudiger deze oplossing bij alle stakeholders implementeren. Ook het feit dat SignHere van Belgische makelij is en er support is vanuit België, vonden we een voordeel. Bij enkele klanten ondervonden we bijvoorbeeld problemen met de firewall waardoor de ondertekening niet vlot verliep. Dit kon steeds opgelost worden, dankzij de ondersteuning van de SignHere-helpdesk.’, klinkt het bij Marc Van Cotthem.

‘In TruliUs kan u instellen wie de wettelijke vertegenwoordigers zijn, welke mandaten die hebben en wat de ondertekeningsregels zijn. TruliUs wordt in 2022 uitgerold’
Alex Dossche
vice-president sales en marketing bij Isabel Group

TruliUs, de itsme® voor bedrijven

Een belangrijk punt waar Motrac in de toekomst naar kijkt, is de controle op de procuratiebevoegdheid van de ondertekenaars. Met andere woorden: is de ondertekenaar wel bevoegd om te tekenen in naam van een onderneming?

Isabel Group werkt aan een digitale identiteit voor bedrijven, genaamd TruliUs. Vergelijk het met itsme®, maar dan voor ondernemingen. ‘De oplossing maakt het mogelijk om zich te identificeren als afgevaardigde van een bedrijf en om te tekenen met een mandaat van de onderneming. In TruliUs kan elk bedrijf instellen wie haar wettelijke vertegenwoordigers zijn, welke mandaten die hebben en wat de ondertekeningsregels zijn. TruliUs wordt in 2022 uitgerold’, vertelt Alex Dossche.

Daarnaast werkt Isabel Group ook aan een oplossing om de digitaal ondertekende documenten snel en makkelijk te archiveren. ‘Sommige documenten zoals levensverzekeringscontracten kan u over 40 jaar opnieuw nodig hebben. Om ook in 2061 te kunnen nakijken wat, wanneer en wie heeft ondertekend, is er een oplossing nodig die de documenten automatisch en beveiligd kan archiveren, en dat in lijn met de Europese eIDAS regels (electronic IDentification, Authentication and trust Services).’, vervolgt Alex Dossche.

Tot slot werkt Isabel Group aan de verdere integratie van SignHere in accounting-, DMS‑, CRM- en ERP-pakketten. Met behulp van de SignHere-connector voor Microsoft Power Automate kunnen gebruikers nu al direct elektronische SignHere handtekeningen aanvragen, bijhouden en opslaan binnen hun bestaande Microsoft 365-applicaties. Salesforce gebruikers kunnen dan weer rechtstreeks vanuit hun favoriete CRM-applicatie uitnodigingen versturen voor het ondertekenen van offertes, commerciële overeenkomsten en andere documenten.

Lees verder

Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.