‘Digitaliseren? Ja, maar dan wel met een robuuste partner'

Er is al jaren een structureel tekort aan accountants en boekhouders. Om dat enigszins te kunnen verzachten, is verdere digitalisering en automatisering een must. Niet toevallig zijn er de jongste jaren dan ook honderden nieuwe apps, tools en platformen op de markt gekomen die de werklast van accountants en hun klanten willen verlichten.

‘Voor accountants is het echter een jungle om hun weg te vinden in al die tools’, glimlacht Dieter Bonte, CCO bij Decupere & Partners. ‘En als ze eenmaal de juiste gereedschapskist denken gevonden te hebben, rijst een andere uitdaging. Want hoe interessant sommige van die nieuwe fintechs ook zijn, op vlak van betrouwbaarheid en continuïteit blijven ze een risico. Zullen hun diensten nog altijd beschikbaar zijn over een paar jaar? Is hun aantrekkelijk prijskaartje houdbaar, of bestaat het risico dat de fintechs in geldnood komen en plots hun prijzen verdubbelen? Is er altijd van dichtbij support te krijgen in een begrijpbare taal en van een vertrouwd gezicht; of is het vanuit een callcenter in de VS, Malta of India?’ 

Om een versnelling hoger te schakelen met zijn digitalisering, besloot Decupere & Partners enkele jaren geleden in zee te gaan met Isabel Group. Deze Belgische onderneming werd vanuit vier Belgische grootbanken opgestart en levert ondertussen al ruim 25 jaar digitale oplossingen voor bedrijven, financiële instellingen en boekhoudkantoren. ‘We wilden een robuuste partner die professioneel georganiseerd is, een grote afzetmarkt heeft en zijn diensten voor een betaalbare prijs kan blijven aanbieden. Zo kunnen ook wij continuïteit en betaalbare prijzen aan onze 3.000 klanten blijven garanderen. Daarom was de keuze voor een partnership met Isabel Group logisch voor ons’, vervolgt Dieter Bonte.

CodaBox en ClearFacts

Enkele jaren geleden startte Decupere & Partners met de implementatie van CodaBox, een toepassing van Isabel Group. ‘Dat is een dienst die het mogelijk maakt om facturen, rekeninguittreksels, kredietkaartafschriften en loondocumenten om te zetten in bruikbare data en die automatisch af te leveren in een software naar keuze’, vat Marie Costers, managing director bij CodaBox, samen. ‘Dat bespaart niet alleen veel manueel werk en tijd voor accountants en boekhouders, maar ook voor hun klanten.’

Daarnaast implementeerde Decupere & Partners een tweede oplossing van Isabel Group: ClearFacts. ‘Dat platform maakt een betere en slimmere samenwerking tussen de accountant en zijn klanten mogelijk’, vertelt Tom Vanhoorne, managing director bij ClearFacts. ‘Dankzij machinale gegevensherkenning, automatische boekingvoorstellen, digitaal inlezen van documenten … verdwijnt er een pak manueel werk voor zowel de accountant als de klant. Eens de gegevens bij het boekhoudkantoor verwerkt zijn, heeft de klant via het portaal onmiddellijk zicht op zijn cijfers.’ 

500 klanten aan boord in één jaar

Hoewel de meeste accountantskantoren vandaag al overtuigd zijn van de voordelen van digitalisering, zijn hun klanten dat nog niet allemaal. Een grote uitdaging is om de kmo’s mee in bad te krijgen. ‘Het vergt ook voor accountantskantoren wat evangelisatie’, ervaart Dieter Bonte. ‘Maar eenmaal klanten de omschakeling gemaakt hebben, zien ze meteen de voordelen in en willen ze niet meer terug. Elke klant die de stap zet, is natuurlijk ook een win voor ons. Met ClearFacts laden klanten tussentijds zelf eenvoudig hun documenten op, waardoor wij ze dagelijks kunnen verwerken en de traditionele werkpieken aan het einde en begin van elk kwartaal kunnen afvlakken.’

Bij Decupere & Partners werd aanvankelijk vooral ingezet om de middelgrote bedrijven mee op de digitale kar te krijgen. Zo hielp het accountantskantoor dit jaar alleen al 500 grotere ondernemingen op het platform van ClearFacts in te haken. Bij de kleinere ondernemingen is er over het algemeen wat meer koudwatervrees. ‘Wie over digitale transformatie begint bij kleine ondernemingen of eenmanszaken, merkt dat ze er vaak niet wakker van liggen’, vertelt Marie Costers van CodaBox. ‘Maar hoewel hun boekhouding minder omvangrijk is dan bij grote bedrijven, hebben ze er toch belang bij om te digitaliseren. Want dat betekent minder werk voor de accountant, dus ook een kostenbesparing voor de ondernemer.’ 

Train the trainer

Hoewel ze heel laagdrempelig en eenvoudig in gebruik zijn, zijn alle boekhoudtoepassingen, en dus ook CodaBox en ClearFacts, geen plug-and-play tools. ‘Het volstaat niet om tegen de klant te zeggen: begin maar en ik stuur u de manual door. Digitalisering vergt coaching. Dat is even een zure appel om door te bijten, maar verdient zichzelf op lange termijn in veelvoud terug’, vertelt Tom Vanhoorne van ClearFacts.

Van de 105 medewerkers bij Decupere & Partners zijn er momenteel twee voltijds bezig om klanten te begeleiden bij de omschakeling naar ClearFacts. ‘Van onze kant blijven we vanuit Isabel Group de accountants ondersteunen en opleiden. Daartoe hebben we toegewijde customer success managers. Die staan de accountantskantoren voortdurend bij om ervoor te zorgen dat ze de oplossingen onder de knie krijgen, volgens het train-the-trainer-principe. Naast coaching bieden we natuurlijk ook toegankelijke en hapklare informatie aan onder de vorm van manuals, instructiefilmpjes, ... en dat zowel voor accountants als hun klanten.’ 

Is het veilig?

Accountants werken elke dag met gevoelige informatie en met hoge bedragen. Zich kunnen beroepen op betrouwbare en veilige oplossingen is dan ook geen aardigheidje, maar een must. ‘Dat is ook een van de redenen waarom we met Isabel Group samenwerken. Dataveiligheid is top of mind bij veel van onze klanten. Wie zit er precies achter CodaBox en ClearFacts? Is er support? Is het wel veilig? … Het zijn de typische vragen die we krijgen. Als we dan wat toelichting geven, zijn de twijfels meestal snel weg’, vertelt Dieter Bonte van Decupere & Partners.

Vier grote, in België actieve banken – BNP Paribas Fortis, Belfius, ING Bank en KBC – vormen de aandeelhouders van Isabel Group. ‘De groep beschikt over de financiële ademruimte om fors te investeren in veiligheid en expertise. Onze security roadmap is even belangrijk als onze business roadmap’, knoopt Marie Costers van CodaBox aan.

Ondertussen staat Isabel Groep niet stil. ‘In april 2021 zette de onderneming voor het eerst voet aan wal in Frankrijk met de overname van Clearnox, een bedrijf dat oplossingen ontwikkelt om debiteurenbeheer te automatiseren. We zijn altijd op zoek naar nieuwe oplossingen om accountants en hun klanten nog beter van dienst te zijn’, besluit Tom Vanhoorne.