Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

‘Ook in een collaboratieve organisatie kan je niet eender wat doen'

Anne-Sophie Noël, Corporate & Internal Communication Manager Partena Professional: ‘Teams die niet goed functioneerden, gaan niet plots de oplossing vinden door op dit model over te stappen.’

In 2018 besliste Partena Professional het traditionele piramidale organisatiemodel overboord te gooien. Het ruimde plaats voor een volledig collaboratieve organisatie en aanpak. Corporate & Internal Communication Manager Anne-Sophie Noël en CEO Michel Halet vertellen hoe dat gebeurde en wat de impact is.

Wat betekent collaborative governance? 

Anne-Sophie Noël: ‘In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, is dit geen model van totale vrijheid. Er blijft een CEO, een directie, een groepsstrategie. Heel de beslissings-as is nog aanwezig, maar in plaats van de manager die alle teamleden vertelt wat te doen, bepaalt de leider de te bereiken doelen. Hij concentreert zich vooral op het uitleggen van het waarom, zodat er een sterke buy-in is voor die doelen. Elk team, georganiseerd als een ‘autonome cirkel’, bepaalt zelf wat het nodig heeft om dit doel te bereiken. Alle cirkels ontwikkelen zo hun eigen doelen, afgestemd op de doelstellingen van het bedrijf. En dit tot op individueel niveau, met een sterke focus op consistentie en betrokkenheid.’

Wat doet het met de organisatie? 

Michel Halet: ‘Om die kerndoelen te bereiken, hebben wij rollen in het leven geroepen. Elke persoon heeft een reeks rollen. Die rollen zijn zeer gevarieerd: de hoofdrol is gekoppeld aan een geheel van meer functionele activiteiten (operationeel, commercieel, enz.). Andere rollen worden structureel of projectmatig toegevoegd, bijvoorbeeld die van redacteur van het bedrijfsblad. Die rollen kunnen gaandeweg gecreëerd worden, als we merken dat er ergens een behoefte is. Iemand die initiatief neemt, hoeft dus niet te wachten tot het management beslist dat er een nieuwe rol wordt gecreëerd. Iedereen kan een nieuwe rol voorstellen. Teams hebben we vervangen door ‘cirkels’ en je kan met diverse rollen tot verschillende cirkels behoren. Zo zijn alle cirkels op een of andere manier met elkaar verbonden. Dit maakt de organisatie zeer wendbaar.’

Anne-Sophie Noël: ‘Wat daarbij heel belangrijk is, is onze corporate governance code. Die bepaalt de regels die cirkels in staat stellen om hun verantwoordelijkheid autonoom uit te oefenen. Concreet gaat dit over de relaties tussen cirkels, de structuur en de toewijzing van rollen, het faciliteren van vergaderingen. Zo zorgen we ervoor dat de cirkels met elkaar verbonden blijven en dat de aanwezige expertise gedeeld wordt. Nog belangrijker is dat de code evolueert. Iedereen kan ze raadplegen en suggesties doen om ze aan te passen.’

Michel Halet, CEO Partena Professional: ‘Vanaf de kleuterschool is er iemand die controleert of we doen wat hij of zij heeft gezegd. Dat beperkt ons enorm.’

Michel Halet: ‘Daarvoor moet je afstappen van het command & control-model. Dat is niet eenvoudig. Vanaf de kleuterschool is er iemand die ons zegt wat we moeten doen en controleert of we doen wat hij of zij heeft gezegd. Maar dat beperkt ons enorm. Werknemers willen het traditionele piramidemodel ook niet meer. Ze willen begrijpen wat ze doen en waarom ze dit doen. Ze willen een bijdrage kunnen leveren en hun kritisch denkvermogen gebruiken. De samenwerking tussen mensen en cirkels doet een beroep op onze gezamenlijke intelligentie.’

Wat betekent collaborative governance voor de medewerkers? 

Anne-Sophie Noël: ‘Zij krijgen meer verantwoordelijk en autonomie. Het is een ongelofelijk terrein voor ontwikkeling. Iemand van IT kan een dag per week op de communicatiedienst werken of mee nadenken over een groener beleid, omdat zijn of haar talenten of interesses ook daar liggen. Dat laat medewerkers toe zich te ontplooien, maar ook om bijkomende competenties te verwerven die in principe niets te maken hebben met hun functie. In een piramidale structuur zou dat niet mogelijk zijn, daar is het of-of.’

Is het voor iedereen geschikt? Wil iedereen meer autonoom werken? 

Michel Halet: ‘Niet noodzakelijk. Sommige werknemers nemen liever geen extra verantwoordelijkheid. Dat hoeft geen probleem te zijn in het collaboratieve model. Voor managers is het ingewikkelder: zij moeten veel meer coachen en minder controleren. Sommigen zien dat niet zitten en verlaten het bedrijf. Maar dat is een minderheid.’

Anne-Sophie Noël: ‘Wat we wel merken, is dat teams die goed functioneerden in het piramidemodel, nog beter functioneren in collaborative governance. Maar teams die niet goed functioneerden, gaan niet plots de oplossing vinden door op dit model over te stappen. Het is dus geen mirakeloplossing. Dieper gewortelde problemen worden er niet door opgelost, maar ze worden wel zichtbaarder.’

Wat levert het op voor jullie organisatie? 

Michel Halet: ‘Wij leveren vaak expertise via rigide processen en vanuit teams die rond een bepaalde expertise gegroepeerd zijn. Maar wij willen vooral de klant centraal plaatsen. Onze expertise moet hem helpen efficiënter te werken en onze processen moeten zich aanpassen aan zijn behoeften. Dat is wat onze transformatie betekent voor onze klanten. Onze medewerkers zijn veel beter verbonden in hun autonome en multidisciplinaire cirkels. Ze voelen zich minder beperkt, waardoor ze efficiënter werken, en zijn meer geëngageerd omdat ze beter begrijpen waarom ze dit doen.’

Wat doet het met hiërarchie en leiderschap? 

Anne-Sophie Noël: ‘Ietwat provocerend zou je kunnen stellen dat er geen leider meer nodig is. Maar ook in een collaboratieve organisatie kan je niet eender wat doen. Integendeel. Het is juist allemaal heel erg georganiseerd en gestructureerd. Er zijn nog steeds leiders, maar die zijn meer inspirerend dan autocratisch. Onze managers noemen we lead links. Die geven de strategie door aan de groep en zorgen ervoor dat die de KPI’s haalt en efficiënt werkt. Ze zijn meer coaches die werken in vertrouwen en transparantie. Maar eigenlijk worden we allemaal leiders, omdat we allemaal onze verantwoordelijkheid nemen en projecten beheren.’

Lees verder

Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.