Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

Salarisadministratie wordt steeds complexer

De Belgische loonadministratie is een van de meest complexe in Europa. Dat toont de ‘2021 Global Payroll Complexity Index’ aan van de internationale payroll- en hr-dienstverlener Alight. Heel wat bestaande payrollprocessen blijken niet meer te voldoen. Gevolg: een toenemende trend om te outsourcen.

De tweejaarlijkse ‘Global Payroll Complexity Index’ (GPCI) onderzoekt welke elementen voor meer complexiteit zorgen bij de loonadministratie. De enquête bundelt de ervaringen van honderden payroll- en hr-professionals uit de hele wereld. Daaruit blijkt dat Europa al jaren het meest complexe continent is voor loonadministratie. Bijna de helft van de landen in de top 40 zit in Europa. Ons land staat op de derde plaats, voorafgegaan door Frankrijk en Italië. Duitsland vervolledigt de top vier.  

De rangschikking in de ‘Global Payroll Complexity Index’ wordt voornamelijk bepaald door complexe fiscale regels en verplichtingen. Een andere oorzaak zoekt de GPCI bij de strenge arbeidswetgeving en de manier waarop collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) de arbeidsrelaties regelen.

Bovendien moeten de lidstaten van de Europese Unie zich houden aan extra Europese richtlijnen zoals de GDPR, die invloed hebben op de loonadministratie. En bij ondernemingen die internationaal actief zijn, hebben taal- en cultuurverschillen een impact.

Gevolgen van COVID-19

Het GPCI-rapport onderzocht ook de impact van de pandemie op de payrollactiviteiten. De lockdowns zorgden immers voor grote veranderingen in hoe en waar we werken. Dit vormde een grote uitdaging voor de loonadministratie, vooral bij bedrijven waar het payrollproces niet vanop afstand kon worden aangestuurd.

De snelheid waarmee belastingregels en wetgeving wijzingen, werd de afgelopen drie GPCI-rapporten al gesignaleerd als wereldwijde uitdaging voor payrollspecialisten. Maar door COVID-19 waren er zoveel wetswijzigingen, dat dagelijkse updates noodzakelijk waren. Dat was onmogelijk bij te houden, zodat de payrollteams gedwongen waren handmatig wijzigingen door te voeren, wat nog meer risico's aan het proces toevoegde.

Positief gevolg van de pandemie was wel dat de perceptie veranderde dat het payrollproces louter een backofficefunctie is. De data uit het payrollproces worden steeds vaker gezien als essentiële informatie voor het management.

Belangrijkste uitdagingen

Het GPCI-rapport lijst ook de belangrijkste uitdagingen op voor payrollactiviteiten. Die zijn vooral: de privacyrisico’s afdekken, de veiligheid van data garanderen en de wetgeving rond datamanagement onder controle krijgen. Ook aangestipt: het payrollproces in de andere hr- en bedrijfsprocesgegevens beter integreren.

Andere manieren van verloning zullen ook een impact hebben op het payrollproces. Dat zijn bijvoorbeeld thuiswerkvergoedingen, nieuwe betalingsmiddelen zoals cryptocurrency, op status gebaseerde personeelsvoordelen, vergoedingen, bonussen en beloningspakketten.

Hr-afdelingen hebben een groeiende behoefte aan standaardisatie van data en processen, om zo de controle van het personeelsbestand te vergemakkelijken, dit in functie van  rapportage en workforceplanning.

Door een nijpend tekort aan payrollspecialisten en de uitdagingen bij het managen van een hybride team, is het beslist geen eenvoudige klus om de payrollactiviteiten te garanderen in geval van calamiteiten. Daarom moeten er businesscontinuityplannen opgezet worden.

Steeds meer uitbesteed

De blijvende druk op de kosten, de veranderende wetgeving, nieuwe afspraken omtrent werkorganisatie, de verdere digitalisering en personalisering verplichten bedrijven om hun salarisadministratie tegen het licht te houden. Hieruit blijkt dat heel wat bestaande modellen en processen niet meer voldoen.

In mei 2021 had volgens het GPCI-rapport 60,6% van de ondervraagde bedrijven een deel van of zelfs al hun payrollactiviteiten uitbesteed. Belangrijkste drijfveren waren de strenge regelgeving (42,4%), een algemene bedrijfsstrategie om niet-strategische activiteiten uit te besteden (39,0%), kostenbesparing (27,1%), en fusies en overnames (15,3%).

Lees verder

Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.