Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

‘Je kan niet verwachten dat iemand die uitmunt in fysica ook een goede recruiter is'

Raf Devos, directeur Mens & Organisatie van de Vrije Universiteit Brussel

De hr-afdeling van een bedrijf leiden is moeilijk, maar al helemaal wanneer die organisatie bestaat uit enkele van de knapste koppen van het land. Toch is dat wat Raf Devos dagelijks met zijn team doet. De directeur Mens & Organisatie van de Vrije Universiteit Brussel kan gelukkig rekenen op straffe technologie die daarbij helpt.

Een universiteit is een bijzonder ecosysteem. Duizenden academici zijn in de weer met onderzoeksbudgetten, moeten bepalen wie ze willen aannemen om hen te ondersteunen, hebben ambitieuze carrièreplannen … Heel wat uitdagingen komen dus boven op hun al loodzware takenpakket. ‘Professoren hebben drie belangrijke taken’, zegt Raf Devos. ‘Ze focussen op onderzoek, vervlechten dat met onderwijs en staan ten dienste van de maatschappij.’

Hoe we nu werken, zou vijf jaar geleden onmogelijk zijn geweest.

Raf Devos
directeur Mens & Organisatie van de Vrije Universiteit Brussel

Dat laatste betekent concreet dat de universiteit samenwerkt met bedrijven en organisaties die hen daarvoor betalen. ‘Over wat er met dat geld moet gebeuren, zou je lang kunnen discussiëren. Het is dan ook een moeilijke opdracht om die externe middelen in lijn te brengen met het hr-beleid.’

Wake-upcall

Het is niet de enige moeilijke opdracht voor Devos. Een groot deel van het takenpakket van het personeel van de VUB wordt door het hr-team overgenomen. ‘Want’, zo zegt Devos, ‘je kan niet verwachten dat iemand die zeer goed is in fysica ook een goede recruiter is. Daarnaast is er ook gewoon geen tijd meer om dat allemaal zelf op te volgen.’

Het is belangrijk om te zoeken naar correlaties. Door in de data te spitten, kan je mee het hr-beleid vormen.

Dries Aendekerk
director bij Deloitte

In theorie klinkt dat helpen vrij eenvoudig. In praktijk is dat niet het geval, want de VUB is sterk aan het groeien. ‘Je moet met dezelfde mensen meer werk verrichten. Technologie kan ons daarbij ondersteunen. Hoe we nu werken, zou vijf jaar geleden onmogelijk zijn geweest.’

Tot vrij recent gingen heel wat hr-processen bij de VUB zoals ze al decennia verliepen. Ziektebriefjes werden op papier ingediend, er waren geen automatische systemen om het vakantiegeld te berekenen, veel documenten werden bijgehouden in mappen … ‘Op een bepaald moment had ik een wake-upcall. Vrij cruciale informatie over de lonen zat bij drie personen. De eerste was ziek en de tweede op vakantie. Toen besefte ik: als de derde nu onder een tram loopt, is alles geblokkeerd. Los van modernisering, professionalisering en efficiëntie was dat bedrijfsrisico de grootste trigger om te digitaliseren’, zegt Devos.

Dries Aendekerk, director bij Deloitte

400 verschillende flows

De integratie van het hr-systeem SAP SuccessFactors vormt het speerpunt in die digitalisering. Daarvoor sloeg de VUB de handen in elkaar met haar technische partner Deloitte. 'We merkten al snel dat de kennis over bepaalde processen verspreid zat over verschillende diensten. Aan de hand van al die losse stukjes legden we een gigantische puzzel. We moesten ook naar een zekere standaardisatie streven: er waren bijvoorbeeld meer dan 400 verschillende process flows om mensen aan te nemen. In technologische systemen werkt zoiets niet, want er moet een heldere logica achter iedere stap in je proces zitten’, zegt Dries Aendekerk, director bij Deloitte.

‘Die puzzel leggen was geen eenvoudige taak’, vervolgt Devos. ‘Zowel voor onze medewerkers als de partners van Deloitte. Ik heb gemerkt dat consultants absoluut niet de harde cashers zijn waarvoor ze soms worden uitgemaakt. Ook zij zijn zeer diep gegaan om iets moois op te leveren. Ik heb wel geleerd dat je naast geld ook zeker tijd moet meenemen in het kostenplaatje.’

Can digital be human?

In een reeks rondetafelgesprekken koppelen we technologie aan verschillende aspecten in het bedrijfsleven.

In het eerste rondetafelgesprek spreken we met Lisbeth Decneut (IMEC, klant bij Flexso), Raf Devos (VUB), Dirk Verly (BekaertDeslee) en Lesley Arens (#ZigzagHR) over de relatie van HR en technologie. Hoe zorgt technologie voor betere productiviteit? Welke technologieën hebben nut en helpen om aan betere HR te doen? Wat met de dark sides?
Het volledige debat bekijken

Van hr-bunker naar hr-serre

Intussen werpt de digitalisering zijn eerste vruchten af. Ziektebriefjes kunnen bijvoorbeeld elektronisch geüpload worden en wie rekruteert heeft meer inzicht in de funnel van kandidaten. ‘Door die digitalisering merk je wel een verschuiving in verwachtingen. De druk neemt toe op de hr-afdeling, maar anderzijds kan technologie net helpen om dat op te vangen’, klinkt het bij Devos.

‘We geven mensen tools om autonomer te functioneren, maar om dat te kunnen doen moeten we data gaan ontsluiten. Vroeger was mijn team heer en meester over bepaalde gegevens. De verschillende entiteiten van de universiteit hadden vaak ook aparte documenten met financiële of personeelsgegevens, maar die data waren vaak achterhaald of onvolledig. Door dat nu te standaardiseren zijn we niet langer een bunker, maar een serre. Dat was even wennen, maar de data worden er ook beter door. Doordat personeelsleden kunnen zien welke gegevens we over hen hebben, kunnen ze fouten sneller doorgeven’, zegt Devos.

De volgende stap is dieper in die gegevens duiken, legt Aendekerk uit. ‘Het is belangrijk om te zoeken naar correlaties. Door in de data te spitten, kan je mee het hr-beleid vormen. In een andere organisatie waarmee we samenwerken gingen ze bijvoorbeeld na wie vaker afwezig was. Wat bleek? Medewerkers die langer moesten pendelen, waren vaker ziek. Daar kan je als bedrijf vervolgens op inspelen door bijvoorbeeld satellietkantoren te openen of flexibel om te springen met thuiswerk.’

Lees verder
Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.