Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.

Van de onboarding-app tot bike-app: technologie maakt de taken van middenmanagers gemakkelijker

Lisbeth Decneut, Hr-directeur bij imec

Digitaliseren kan je leren. Dat weten ze ook bij het Leuvense onderzoekscentrum imec. Samen met hun partner Flexso timmeren ze al jarenlang aan een goed evenwicht tussen technologie en menselijkheid. Lisbeth Decneut, hr-directeur bij imec, en Werner Smeets, partner bij Flexso, praten over flexibiliteit, erkenning en de centrale rol van communicatie.

Middenmanagers zouden een standbeeld moeten krijgen, vindt Lisbeth Decneut. Zij zijn volop aan hun carrière aan het timmeren, terwijl ze thuis vaak een jong gezin hebben. Ze hebben al wat ervaring, maar moeten tegelijk nog heel wat uitzoeken. Ze moeten coachen, ondersteunen en hun medewerkers positieve erkenning geven. ‘Maar wie van ons geeft zijn eigen manager weleens positieve erkenning? De lat wordt heel hoog gelegd. Want een medewerker is er meestal op gericht om te zien wat zijn of haar baas níét goed doet, toch?’

Postcorona moeten we een beetje temporiseren op vlak van nieuwigheden. Mensen hebben tijd nodig om alles te verwerken.
Lisbeth Decneut
Hr-directeur bij imec

Een magische oplossing om hen de erkenning te geven die ze verdienen, heeft Lisbeth Decneut niet. ‘Dit kan je zeker niet louter financieel oplossen. Een bon geven om eens lekker te gaan eten is leuk en het zal zeker een effect hebben. Maar dat lost structureel niets op. Zich bewust zijn van de problematiek is al een deel van de oplossing, vind ik.’

Misschien kan technologie middenmanagers helpen om hun taak te vergemakkelijken. Zeker in een organisatie als imec, waar technologie al goed ingeburgerd is, oppert Werner Smeets, Partner bij Flexso. ‘Technologie kan hen helpen in hun rol van people manager. Het kan hen meer inzage geven in hr-gerelateerde aangelegenheden. Dat kan gaan over administratieve zaken, zoals de verjaardagen van de medewerkers. Maar ook in de talent-gerelateerde kwesties: welke opleidingen heeft iemand nodig om verder te evolueren? Welke richting wil die uitgaan met zijn carrière? Kan ik daar als leidinggevende ook een rol in spelen? Technologie kan ervoor zorgen dat dat geen black box is die uitsluitend door hr beheerd wordt.’

Technologie kan middenmanagers helpen in hun rol van people manager.
Werner Smeets
Partner bij Flexso

Flexibel inspelen op veranderingen

Hoewel er het voorbije coronajaar enorme sprongen gemaakt zijn, is technologie voor veel organisaties nog een zoektocht. Het hr-departement van imec was een voorloper op het vlak van e-hr. Meer dan 15 jaar geleden lag er immers al een stevige technologische basis. Maar die bleef beperkt tot het transactionele en werd weinig strategisch ingezet. ‘Wij hebben toen een e-recruiting proces uitgewerkt. Dat verliep nog helemaal anders dan vandaag’, herinnert Lisbeth Decneut zich. ‘Die grote projecten met zware procesbeschrijvingen werden in steen gebeiteld. Ondertussen zien we dat al die dingen flexibel zijn. Je hoeft niets te maken dat er tien jaar moet staan, maar je moet kunnen inspelen op veranderingen.’

In die beginperiode was er bij hr-medewerkers heel wat weerstand tegen het gebruik van technologie. ‘We zagen rondom ons dat technologie gebruikt werd om jobs te reduceren of om outsourcing naar goedkopere landen te vergemakkelijken’, vertelt Lisbeth Decneut. ‘Het is ook eerder en-en, niet of-of. Vroeger was het verhaal te vaak dat technologie mensen zou vervangen vanuit ‘dit is beter’. Maar je moet de technologische en de menselijke laag eigenlijk bovenop elkaar kunnen zetten. En dan wordt het pas echt boeiend.’ imec werkt daarin volgens een 70-20-10-model: 70 procent selfservice, 20 procent face to face en 10 procent echt expertise.

Werner Smeets, Partner bij Flexso

User experience is de sleutel

Om mensen mee te krijgen bleek user experience cruciaal te zijn dat had imec al snel door. ‘Ze zijn bij imec enorm innovatief en willen snel automatiseren, maar user experience staat altijd voorop. En dat is de sleutel’, prijst Werner Smeets.

In de beginjaren van de e-hr implementeerde imec samen met Flexso de Employee self-service (ESS). ‘De meeste klanten waren toen al blij als ze iets van ESS hadden. Maar imec wou het volledige proces automatiseren. Dus als iemand zijn adres aanpast, wat is dan de impact op zijn woon-werkvergoeding? Heel dat scenario werd van A tot Z bekeken, samen met een bureau dat werd aangetrokken om alles zo intuïtief mogelijk te maken voor de medewerkers.’

Ondertussen staan er heel wat apps en andere toepassingen op poten bij imec. Binnenkort zullen medewerkers er op een bike-app bijvoorbeeld kunnen aangeven hoe ze naar het werk zijn gekomen. ‘Ook hier is flexibiliteit de sleutel. Mensen komen vandaag eens met de bus, maar morgen met de fiets. Dat kunnen ze dan zelf ingeven. Het lijkt heel rudimentair, maar het heeft wel een impact op de verloning. Ook hier wordt gedacht: hoe kunnen we het de medewerker zo eenvoudig mogelijk maken en toch ook weer zoveel mogelijk automatiseren?’, vat Werner Smeets samen.

Imec wou het volledige proces automatiseren. Dus als iemand zijn adres aanpast, wat is dan de impact op zijn woon-werkvergoeding?
Werner Smeets
Partner bij Flexso

‘Onze onboarding-app is ook een goed voorbeeld’, voegt Lisbeth Decneut toe. ‘Enerzijds regelt die de volledige, tijdrovende administratie. Anderzijds wil je dat iemand enthousiast aan een job begint. Tussen het tekenen van het contract en de effectieve start zitten soms nog drie maanden. Medewerkers die bij ons starten, krijgen dan feitjes over imec. Dat kan heel ludiek zijn: over de reeën die in ons bos rondlopen, maar ook over de oprichting van imec en de verschillende nationaliteiten die onder ons dak samenwerken. Dat vinden starters geweldig.’

De uitdagingen stoppen nooit

Je kan een mooie onboarding-app hebben, maar de rest moet die verwachtingen dan ook volgen. ‘Als een nieuwe medewerker enthousiast aan de start staat, maar zijn badge en laptop liggen op dag één niet klaar, krijgt onboarding toch nog slechte punten. Daar zijn verschillende afdelingen mee gemoeid en die zijn nog niet altijd op elkaar afgestemd. Die silo’s moeten we zien weg te werken. En zo is onze werkgelegenheid verzekerd’, lacht Lisbeth Decneut.

Er zijn heel veel oplossingen en apps op de markt. Een stevige basis die open staat voor innovatie blijft daarom cruciaal. ‘Zeker bij een organisatie als imec, waar non-payrollers en PhD-studenten de context toch bijzonder maken, moeten oplossingen echt naar de behoeften van de klant geconfigureerd worden. Dan is SAP SuccesFactors ideaal omdat het functionaliteiten en best practices combineert met flexibiliteit’, aldus Werner Smeets.

Can digital be human?

In een reeks rondetafelgesprekken koppelen we technologie aan verschillende aspecten in het bedrijfsleven.

In het eerste rondetafelgesprek spreken we met Lisbeth Decneut (IMEC, klant bij Flexso), Raf Devos (VUB), Dirk Verly (BekaertDeslee) en Lesley Arens (#ZigzagHR) over de relatie van HR en technologie. Hoe zorgt technologie voor betere productiviteit? Welke technologieën hebben nut en helpen om aan betere HR te doen? Wat met de dark sides?

Het volledige debat bekijken

Gas terugnemen na corona

Toch stoot ook een moderne organisatie als imec op bepaalde grenzen. ‘Postcorona moeten we een beetje temporiseren op vlak van nieuwigheden’, voelt Lisbeth Decneut aan. ‘Mensen hebben tijd nodig om bij te benen en alles te verwerken.’ Klopt, vindt Werner Smeets. ‘Corona heeft de digitalisering in een stroomversnelling gebracht. Het vraagt tijd en moeite om iedereen mee te krijgen in het verhaal, maar anders heeft het geen kans op slagen.’

Technologie stoot nog geregeld op weerstand, merkt Werner Smeets op. Daarom is een hechte samenwerking cruciaal. ‘Wij kunnen best practices en tools aanbrengen om de change te faciliteren, maar de klant heeft de taak om het verhaal te verspreiden binnen de organisatie, want zij kennen hun organisatie het best.’ Daar zit meteen ook de achilleshiel, waarschuwt Lisbeth Decneut. ‘Je moet mensen hebben die heel goed in die bedrijfsprocessen kunnen denken. En dat zijn profielen die niet dik gezaaid zijn op de arbeidsmarkt.’

Digitalisering is tegelijk ook een kans om die bedrijfsprocessen eens grondig te herbekijken. ‘Even afstand nemen en kijken naar de best practices. SuccesFactors is opgebouwd met een bepaalde insteek, in samenwerking met heel veel verschillende klanten. Dat is een echte meerwaarde’, zegt Werner Smeets.

‘Dat geeft ook vertrouwen aan de medewerkers’, voegt Lisbeth Decneut toe. ‘Het zijn robuuste, doordachte processen en niet iets wat in een achterkamertje werd bedacht. Volgens mij bouwt het succes van hr echt op dit soort van hr-IT-oplossingen.’

Lees verder

Logo
Partner Content biedt organisaties toegang tot het netwerk van De Tijd. De partners zijn verantwoordelijk voor de inhoud.