Zes op tien van alle facturen digitaal

Theo Francken, tevens bevoegd voor administratieve vereenvoudiging, werkt aan maatregelen om elekronisch factureren nog meer te stimuleren. ©BELGA

Voor het eerst in jaren stagneert de opmars van elektronisch factureren door bedrijven en overheid.

Dat blijkt uit een bevraging in opdracht van de overheidsdienst administratieve vereenvoudiging.

Elektronische facturatie was de voorbije jaren flink in opmars. Gebeurde in 2011 nog maar twee op tien van alle facturatie online, dan was dat vorig jaar gestegen tot zes op tien. .

De overstap van papier naar digitaal heeft één groot voordeel: zowel voor overheden, bedrijven als burgers houdt het een stevige besparing in.

Bedrijven zouden 3,37 miljard euro kunnen besparen bij volledig overschakelen van papieren naar elektronische factuur, zo stond eind vorig jaar in de beleidsbrief van staatssecretaris voor Administratieve Vereenvoudiging Theo Francken (N-VA). De Universiteit Hasselt berekende dat er door de vooruitgang in digitalisering al ongeveer 1 miljard bespaard is, waardoor er nog een onaangeboord potentieel is van 2,3 miljard.

Stimuleren

Francken werkt aan maatregelen om elekronisch factureren nog meer te stimuleren. Dat is ook nodig, want voor het eerst in jaren is in 2016 de digitalisering gestagneerd. De verdere groei was vorig jaar volledig op het conto te rekenen van facturering via email.

Maar dat is eigenlijk niet hoe het echt zou moeten. Het is alleen een kleine verbetering dat bedrijven elkaar en burgers facturen in pdf sturen in plaats van op papier. De grote winst zit hem in geïntegreerde IT-platformen, waarbij facturen rechtstreeks verwerkt en afgerekend worden tussen de digitale boekhouddiensten van bedrijven.

10
De echte elektronische factuur, binnen een geïntegreerd IT-platform, plafonneert al drie jaar op 10 procent van alle facturen. Nochtans zit daar de grote kostenwinst.

Die echte versie van digitaal factureren blijft al drie jaar onafgebroken hangen op ongeveer 10 procent van alle facturen, blijkt uit de monitoring. Volgens metingen van de overheidsdienst Administratieve Vereenvoudiging was er vorig jaar zelfs sprake van een lichte achteruitgang.

Vanaf 2020 digitale facturen verplicht

Francken wil een versnelling hoger schakelen om de geïntegreerde digitale factuur nog sneller ingang te doen vinden. De meeste overheidsdiensten zijn nu in staat e-facturen te ontvangen via het Mercurius-platform. Er ligt ook een voorstel van Francken op de federale regeringstafel dat bedrijven vanaf 2020 alleen nog elektronisch kunnen factureren aan de overheid.

De bedoeling is nu het systeem verder uit te bouwen, zodat ook bedrijven onderling facturen kunnen uitwisselen via een gespecialiseerd IT-platform. Dat is gebaseerd op een uniform systeem voor alle lidstaten van de Europese Unie.

Eén simpel voorbeeld: boekhouders kunnen de adressenlijst van al hun klanten invoeren op het IT-platform, waardoor onder meer nutsbedrijven hun facturen rechtstreeks naar de boekhouder sturen. Een simpele goedkeuring van de klant aan zijn boekhouder is genoeg om de factuur af te rekenen. Dat vermijdt de klassieke papieren en ook digitale rompslomp van communicatie over facturen en betalingstermijnen tussen bedrijven onderling.

In de kinderschoenen

Bij ons zit elektronische facturatie van bedrijf naar bedrijf nog maar in de kinderschoenen. De realiteit is dat Belgische bedrijven gemakkelijker facturen kunnen sturen naar Nederlandse bedrijven dan naar elkaar, omdat Nederlandse bedrijven wel al in groten getale aangesloten zijn op het netwerk. De grote uitdaging wordt om nu ook Belgische bedrijven en boekhoudkundige diensten aan te sluiten op het platform.

Eén belangrijk probleem is dat boekhouders meer afkerig staan tegenover digitale facturen dan hun klanten. Er is wel een omslag bezig. Uit de bevraging blijkt dat bijna vier op de tien boekhouders zegt hun klanten actief aan te zetten tot e-facturatie, waar dat in 2015 net geen drie op de tien was.

Alles ligt er voor bedrijven om hun papiermolen, van arbeidscontracten over verzekeringspolissen tot facturen, alleen nog digitaal te verwerken en te archiveren. Maar er is schroom uit vrees niet te voldoen aan de wettelijke regels.
Kabinet Theo Francken

Reden voor de afkeer is dat de algemene en fiscale wettelijke regels onvoldoende op elkaar afgestemd zijn. 'Alles ligt er voor bedrijven om hun papiermolen, van arbeidscontracten over verzekeringspolissen tot facturen, alleen nog digitaal te archiveren. Maar boekhouders blijven hun klanten aanraden voor de zekerheid toch maar alles op papier in klasseermappen bij te houden, uit vrees niet te voldoen aan de wettelijke regels', klinkt het op het kabinet-Francken.

Harmonisering van regels

De staatssecretaris wil nu in samenspraak met zijn bevoegde federale collega's werken aan een harmonisering van de regels. De belastingdiensten zullen ook gesensibiliseerd worden om bedrijven niet langer alles op papier te vragen. 'Het is bedrijven wettelijk toegestaan alles digitaal aan te leveren, maar inspecteurs vragen - meestal uit gewoonte - om toch alles op papier te kunnen controleren. Maar dat is niet de bedoeling', luidt het.

Burgers zullen wel nog langer geduld moeten oefenen om ook gebruik te kunnen maken van het geïntegreerde IT-platform. De emailadressen en bankrekeningnummers die particulieren gebruiken, zijn niet zo simpel te harmoniseren met de btw- of ondernemingsnummers van bedrijven. In één Europees land, Noorwegen, is het bijvoorbeeld wel al mogelijk.

Lees verder

Advertentie
Advertentie

Tijd Connect