Werk gedaan krijgen in Outlook

We brengen een steeds groter gedeelte van onze werktijd door in de virtuele omgeving van onze inbox. Maar erg veel methode schuilt er meestal niet in de manier waarop we de constante instroom van dringende en minder dringende berichten verwerken. Gelukkig zijn er Amerikaanse efficiëntie-goeroe's die ons daarbij willen helpen. David Allen bijvoorbeeld, auteur van Getting things done. Zijn methodologie om met e-mail om te gaan, verschilt niet zo erg van een aantal andere populaire modellen zoals de "vier D's" (Do, Dump, Defer, Delegate) of FAT (File, Act, Toss). Het principe: voor elke binnenkomende mail beslis je meteen of het al dan niet om een "actionable" item gaat, dus of er een opdracht in vervat zit die uitgevoerd moet worden. En dan beslis je wát je ermee gaat doen: meteen uitvoeren, delegeren, uitstellen of gewoon vergeten.

Aan de David Allen-franchise hangen niet alleen video's, audiocassettes en hoedjes vast, maar ook een plug-in-programma voor Microsoft Outlook. Die plug-in kost 69 dollar en hij voegt een extra balk toe aan het e-mailprogramma. Voor elke mail kun je nu meteen op knoppen als "delegate" en "defer" klikken. "Delegate" zorgt ervoor dat de mail geforward wordt. "Defer" roept automatisch de Outlook-agenda op, zodat het bericht wordt omgezet in een opdracht die duidelijk op je kalender staat. Een andere knop helpt berichten klasseren (verticaal of anders). Voor wie dringend orde wil brengen in zijn omgang met e-mail, kan dit een interessant hulpmiddel zijn. Maar uiteindelijk hangt het nog altijd van de gebruiker af. Die verkiest misschien om vooral de "snooze" knop te gebruiken. Die knop zorgt dat een binnenkomende mail voor een paar dagen verdwijnt, om dan later terug in je inbox op te duiken. Misschien is die functie net iets té aanlokkelijk.

Advertentie
Advertentie
Advertentie

Gesponsorde inhoud

Gesponsorde inhoud