Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven hun facturen in een digitaal formaat versturen naar andere ondernemingen. Papieren facturen en pdf’s verdwijnen en maken plaats voor digitale facturen die automatisch door software worden verwerkt. ‘E-invoicing zorgt voor grote voordelen in efficiëntie, tijdswinst en kostenbesparing bij bedrijven,’ legt Marie Costers van Wolters Kluwer uit.
Wat houdt e-invoicing nu precies in?
Een elektronische factuur is een gestructureerd digitaal document dat via het beveiligde Peppol-netwerk wordt verzonden. In tegenstelling tot een pdf, die alleen visueel leesbaar is en handmatige verwerking vereist, wordt een e-factuur automatisch door software ingelezen en verwerkt. Dit maakt de administratie sneller, efficiënter en minder foutgevoelig.
‘Met e-invoicing volstaat één klik om een factuur te verwerken’, zegt Marie Costers, Directielid Wolters Kluwer Tax & Accounting Europa. ‘Handmatig overtypen is niet meer nodig, wat de kans op fouten aanzienlijk verkleint.’
Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie?
Elektronische facturatie biedt bedrijven tal van voordelen, ongeacht hun grootte. ‘Een belangrijk pluspunt is de tijdswinst: facturen worden automatisch verwerkt, waardoor medewerkers zich kunnen focussen op belangrijkere taken, wat op zijn beurt weer de productiviteit verhoogt’, stipt Costers aan.
Daarnaast is e-invoicing veel veiliger. Dankzij het beveiligde Peppol-netwerk blijven financiële gegevens beschermd tegen verlies en fraude, in tegenstelling tot papieren of pdf-facturen.
De verplichting om tegen 2026 naar e-invoicing over te schakelen is een kans om efficiënter en veiliger te werken. Meer weten? Bekijk het webinar van Wolters Kluwer voor uitleg en praktische tips:
Bovendien verloopt alles sneller: de uniforme structuur en automatische verwerking zorgen ervoor dat betalingen sneller worden uitgevoerd, wat de cashflow ten goede komt. Een belangrijke troef voor bedrijven die vaak te maken krijgen met late betalingen.
Ten slotte zorgt e-facturatie voor meer nauwkeurigheid. ‘Fouten worden automatisch gedetecteerd, waardoor correcties zoals creditnota’s veel minder voorkomen’, zegt Costers.
E-facturatie levert ook een aanzienlijke kostenbesparing op: gemiddeld €3,24 per verzonden factuur en €5,77 per ontvangen factuur. Voor kmo’s kan dit op jaarbasis een groot verschil maken.
Hoe kunt u uw bedrijf voorbereiden?
De overstap naar e-invoicing begint met een geschikt boekhoudsysteem. Controleer dan zeker of het e-invoicing ondersteunt. ‘Veel pakketten hebben deze functionaliteit standaard ingebouwd, en soms zijn zelfs gratis tools beschikbaar’, zegt Costers.
Heeft u nog geen digitaal systeem? Dan is dit hét moment om te investeren in een oplossing die e-facturatie mogelijk maakt en ook daarbij ook andere administratieve processen vereenvoudigt.
Wie nu begint met e-invoicing kan de overgang stapsgewijs doorvoeren en stress tegen 2026 vermijden.
Ondanks de verplichting is nog niet elke onderneming klaar voor de overstap. Slechts 15 procent van alle facturen wordt momenteel elektronisch verstuurd. Uit de KMO-Barometer 2024 van UNIZO blijkt dat al 25 procent van de bedrijven klaar is om direct over te schakelen. Vooral kleinere ondernemingen hebben vaak nog grote stappen te zetten.
‘Wie nu begint, kan de overgang stapsgewijs doorvoeren en stress tegen 2026 vermijden’, raadt Costers aan. Het opstarten van e-invoicing in uw onderneming hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een suite zoals Adsolut van Wolters Kluwer duurt de integratie meestal slechts enkele uren.
‘De tijdwinst en efficiëntie die u daarna behaalt, maken de investering meer dan de moeite waard.’
Welke rol speelt AI in de toekomst van facturatie?
E-invoicing is nog maar de eerste stap naar digitalisering. Het opent de deur naar slimme technologieën zoals artificiële intelligentie (AI). Software zoals die van Wolters Kluwer maakt gebruik van machine learning om facturen automatisch te herkennen en te boeken. Zo wordt het proces sneller en efficiënter.
‘AI is een hulpmiddel dat ondernemers veel werk uit handen neemt’, legt Costers uit.
De mogelijkheden van AI reiken verder dan facturatie. Denk aan het automatisch genereren van rapporten, het opstellen van e-mails of het uitvoeren van complexe analyses. Vooral in boekhoudkantoren kan dit veel tijdswinst opleveren. Tegelijk blijven veiligheid en privacy essentieel: gevoelige gegevens moeten goed beschermd blijven, en de gebruikte systemen moeten aan alle wettelijke vereisten voldoen.
‘Op die manier kan AI een belangrijke rol spelen in de toekomst van efficiënte en veilige administratie’, besluit Costers.
